Phần mềm gọi tự động: Định nghĩa, cách thức hoạt động và lợi ích đối với chiến lược bán hàng

Nội dung

Nếu nhân viên bán hàng của bạn vượt chỉ tiêu bán hàng thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Đó là điều không có gì phải bàn cãi. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý bán hàng giỏi nhất thường dành thời gian và tiền bạc để thúc đẩy nhóm bán hàng của họ và cho nhân viên đến các cuộc hội thảo đào tạo để học hỏi kỹ năng “cold calling” (Các cuộc gọi chào hàng chủ động). Nhưng ngay cả khi các nhân viên bán hàng của họ cố gắng gọi cho các khách hàng tiềm năng mỗi ngày thì nhiều doanh nghiệp vẫn không đạt được mức tăng doanh thu mà họ mong muốn. Tại sao vậy? Bởi vì thời gian của nhân viên bán hàng bị lãng phí nhiều bởi các trường hợp số máy yêu cầu để lại thư thoại hoặc chờ đợi khách hàng trả lời các nhân viên bán hàng thường lãng phí rất nhiều thời gian cho việc để lại tin nhắn trong hộp thư thoại hoặc chờ cho đến khi khách hàng trả lời cuộc gọi từ họ. Dữ liệu bán hàng đã cho thấy rằng: Một nhân viên bán hàng trung bình thực hiện 52 cuộc gọi mỗi ngày và 15 phần trăm thời gian của họ được dành để để lại tin nhắn trong hộp thư thoại. Và đó chính là 36 giờ lãng phí mỗi tháng của mỗi nhân viên bán hàng! Vậy kết quả cuối cùng là gì? Chỉ 60% nhân viên bán hàng đáp ứng được chỉ tiêu của họ. Bạn có thể nghĩ rằng: Điều này thật là điên rồ! Và đúng vậy, điều này thật điên rồ. Tuy nhiên, có một cách tốt hơn sẽ giúp bạn cải thiện tỷ lệ này. Việc bạn cần làm là phải chọn được công cụ bán hàng phù hợp và trang bị cho nhóm bán hàng của mình công nghệ mà họ cần để hoạt động hiệu quả hơn. Và đây chính là lúc phần mềm gọi tự động xuất hiện.

Phần mềm gọi tự động là gì?

Phần mềm gọi tự động – Công cụ mà mọi chuyên gia bán hàng đều phải có

Nói một cách dễ hiểu, phần mềm gọi tự động là ứng dụng được tích hợp trong một thiết bị điện tử giúp đơn giản hóa việc quay số thủ công trong khi gọi cho khách hàng tiềm năng. Tuy phần mềm gọi tự động không phải là mới. Nhưng hiện tại, đây lại là một công cụ cần phải có trong bộ công cụ bán hàng của mọi chuyên gia bán hàng. Tại sao vậy?  Vì phần mềm gọi tự động đã trở nên thông minh hơn nhờ công nghệ. Chi phí của các phần mềm gọi tự động cũng đã giảm đáng kể trong những năm qua, khiến cho việc mua chúng cũng trở nên dễ dàng hơn. Có rất nhiều loại khác nhau cho bạn lựa chọn và mỗi loại có một số tính năng độc đáo.

3 loại phần mềm gọi tự động chính mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn

Preview dialers (Trình quay số xem trước)

Preview dialers cho phép bạn xem trước các cuộc gọi trước khi thực hiện. Nguồn ảnh: blog.close.com

Preview dialers cho phép bạn xem trước thông tin khách hàng trước khi thực hiện. Nói một cách dễ hiểu, những trình quay số này cho phép các nhân viên bán hàng xem trước khách hàng tiềm năng trước khi quyết định có gọi hay không. 

Progressive or power dialers (Trình quay số lũy tiến hoặc quay số chi phối)

Progressive or power dialers giúp bạn gọi đến từng người một. Nguồn ảnh: blog.close.com

Giống như trình Preview dialers, Progressive dialers cũng sẽ gọi đến từng người một, nhưng trong trường hợp này, nhân viên bán hàng của bạn không thể chọn khách hàng tiềm năng mà họ muốn gọi, về cơ bản trình quay số chi phối sẽ tự động gọi thông qua danh sách khách hàng tiềm năng có sẵn. Ngay sau khi một cuộc gọi kết thúc, nó sẽ tự động quay số và gọi cho khách hàng tiềm năng tiếp theo từ danh sách. Vì lý do đó, Progressive dialers phù hợp hơn với các nhóm có kịch bản cố định để tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Predictive and automated dialers (Trình quay số dự đoán và tự động)

Predictive dialers cực kỳ hiệu quả và được sử dụng chủ yếu bởi các nhóm có tổ chức, doanh nghiệp và trung tâm tổng đài. Với trình quay số này, nhân viên bán hàng có thể gọi nhiều số cùng một lúc và mất ít thời gian phải chờ đợi hơn để kết nối với khách hàng. Chúng ta sẽ thảo luận sâu hơn về tất cả các lợi ích của trình quay số dự đoán và tự động trong phần tiếp theo.

Phần mềm gọi tự động không phải là trình quay số bằng rô-bốt (Robo-dialers): 

Robo-dialers không được thực hiện bằng rô-bốt mà là bởi con người. Đây là công cụ được sử dụng bởi các nhà tiếp thị qua điện thoại để thực hiện hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày, với các tin nhắn được ghi sẵn, đôi khi với mục đích tạo ra khách hàng tiềm năng cho các nhóm bán hàng thúc đẩy. Vào tháng 9 năm 2018, FCC đã phạt 1,640 tỷ đồng đối với một nhân viên tiếp thị qua điện thoại vì đã sử dụng rô-bốt quay số để thực hiện hơn 200.000 cuộc gọi mỗi ngày. Trong trường hợp cụ thể này, nhà tiếp thị qua điện thoại đã sử dụng ID giả mạo người gọi (một kỹ thuật để ngụy trang số của người thực hiện cuộc gọi và thay vào đó hiển thị một ID người gọi khác). Ông Ajit Pai, Chủ tịch FCC tuyên bố rằng ông coi việc ngăn chặn các cuộc gọi rô-bốt bất hợp pháp là ưu tiên hàng đầu để bảo vệ người tiêu dùng của FCC. Theo một bài báo của Washington Post từ năm 2018, “Bạn được phép gửi một số loại tin nhắn điện thoại được ghi âm trước cho các hộ gia đình và cá nhân, chẳng hạn như các cuộc gọi cung cấp thông tin từ trường học và hiệu thuốc. Tuy nhiên, các cuộc gọi bán hàng được ghi âm trước là bất hợp pháp trừ khi doanh nghiệp có sự cho phép của người tiêu dùng.” Xin nhắc lại một lần nữa, khi chúng ta nói về phần mềm gọi tự động trong bài viết này, chúng ta không nói về những loại trình quay số tự động quay số hàng loạt và sau đó phát các tin nhắn điện thoại được ghi âm trước, mà chúng ta đang nói về những trình quay số trên giúp giảm đáng kể số lượng công việc thủ công cần thiết để thực hiện cuộc gọi. Từ đó giúp nhân viên bán hàng có thể thực sự tiếp cận và trò chuyện với khách hàng một cách tiện lợi và nhanh chóng.

Phần mềm gọi tự động hiện đại hoạt động như thế nào?

Thế hệ mới nhất của phần mềm gọi tự động, Predictive dialers, được tích hợp với CRM ưa thích của bạn, cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các nhân viên bán hàng bận rộn của bạn. Không những vậy — Predictive dialers còn tự động giới hạn số lượng cuộc gọi bị bỏ qua và được thiết kế để tuân thủ các quy định chung về cold-calling. Rõ ràng, công cụ phần mềm gọi tự động đã giúp cho các nhân viên bán hàng của bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn. 

Tại sao phần mềm gọi tự động nên là một phần trong chiến lược bán hàng của bạn?

Vì phần mềm gọi tự động được tích hợp với CRM

Phần mềm CRM mang lại rất nhiều lợi ích cho các nhóm bán hàng vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về tất cả các hoạt động bán hàng của họ. Hầu hết các phần mềm gọi tự động đều tích hợp với các nền tảng CRM phổ biến hoặc được tích hợp sẵn dưới dạng một tính năng của CRM.  Phần mềm gọi tự động được tích hợp sẵn có lợi thế là nó thường tạo ra một quy trình bán hàng được sắp xếp hợp lý và loại bỏ những rắc rối mà bạn thường gặp phải với tiện ích bổ sung của bên thứ ba vào CRM của bạn. Hơn nữa, dữ liệu cũng được thu thập chính xác và tốt hơn vào trong CRM của bạn, các thông tin chi tiết có ý nghĩa hơn và quá trình nhận dữ liệu của nhóm bán hàng cũng nhanh và có tổ chức hơn. Nhân viên bán hàng của bạn sẽ có thể thực hiện nhiều cuộc gọi hơn. Và điểm quan trọng mấu chốt là việc sử dụng phần mềm gọi tự động song song với CRM sẽ giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng của bạn.

Vì phần mềm gọi tự động giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi

Các cuộc gọi từ các mã vùng không xác định thường bị từ chối hoặc bỏ qua bởi khách hàng thường lo ngại về các cuộc gọi rác. Phần mềm gọi tự động thông minh thường khớp cuộc gọi đi với một số địa phương, từ đó giúp gia tăng cơ hội trò chuyện với khách hàng hơn. Theo một thử nghiệm của Engine Ready, tỷ lệ chuyển đổi đã tăng hơn gấp đôi và số lượng khách hàng tiềm năng nghe điện thoại tăng 112,5% khi mã vùng địa phương được sử dụng để thực hiện cuộc gọi.

Phần mềm gọi tự động giúp giảm thiểu lỗi do con người

Khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi, việc xảy ra lỗi là một điều hết sức bình thường, ví dụ như: bấm nhầm số, gọi cho cùng một người hai lần… Tuy nhiên, phần mềm gọi tự động sẽ giúp bạn tránh được những điều này nhờ vào quy trình tự động hóa này.

Phần mềm gọi tự động giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho các công việc khác

phần mềm gọi tự động có thể gọi nhiều số cùng một lúc, do đó nhân viên bán hàng của bạn có thể gọi tới nhiều số hơn trong khoảng thời gian ngắn. Trình quay số dự đoán có thể giảm khoảng cách giữa các cuộc gọi xuống chỉ còn khoảng 3 giây, tiết kiệm trung bình khoảng 45 phút mỗi ngày cho các nhân viên bán hàng của bạn. Với ngần ấy thời gian tiết kiệm được, họ có thể làm được cả khối công việc hữu ích khác. Đối với những nhân viên bán hàng mới, họ có thể theo dõi nhiều khách hàng tiềm năng hơn, do đó tăng tỷ lệ chuyển đổi của bạn.

Kết luận

Tất cả mọi thứ trong doanh số bán hàng đều được thúc đẩy bởi các con số. Bạn tiếp cận được càng nhiều khách hàng, thì bạn càng có nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Nếu làm theo quy trình bấm gọi thủ công, bạn chỉ làm tăng thêm sự mệt mỏi cho các nhân viên bán hàng vốn đã kiệt sức vì quy trình này. Đầu tư vào phần mềm gọi tự động sẽ không chỉ giúp cải thiện quy trình bán hàng của bạn mà còn giúp tăng năng suất của đội ngũ một cách rõ rệt.  Trên đây là các thông tin liên quan đến phần mềm gọi tự động, phân loại và những lợi ích mà ứng dụng này mang lại cho bộ phận bán hàng của doanh nghiệp bạn. Hãy đến với Gcalls ngay hôm nay nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách chúng tôi cung cấp cho bạn công nghệ bán hàng mà nhóm của bạn cần để thành công.

Gcalls là giải pháp phần mềm số hoá hệ thống điện thoại của doanh nghiệp, có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm khác, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu khách hàng và cuộc gọi, dễ dàng đánh giá KPI của đội ngũ bán hàng và CSKH, từ đó tăng doanh thu và nâng cao dịch vụ.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Bài viết liên quan

Đăng ký nhận tin

Nhận ngay thông tin về bài viết, tin tức mới nhất từ Gcalls Blog 

Gcalls Blog là nơi chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, tài liệu phát triển doanh nghiệp trong thời đại số 4.0. Cũng là nơi thảo luận về những luận điểm giúp các doanh nghiệp phát triển hiệu quả

Kiến thức

Báo chí

Post Views: 115
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x