Cách xây dựng chiến lược email follow-up giúp bán hàng hiệu quả (phần 1)

Để tạo được một chuỗi email follow-up cho cold email có thể giúp doanh nghiệp bán hàng hiệu quả thì cold email đầu tiên đóng vai trò rất quan trọng. Một cold email có chất lượng khi hội tụ được các yếu tố: cá nhân hóa người đọc, làm bật được các giá trị mang lại cho khách hàng, chỉ ra những thành tích đã đạt được và phải luôn có CTA rõ ràng, tất cả những điều này sẽ mang lại cơ hội bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp.

Nhưng trong hầu hết các trường hợp thì email đầu tiên của bạn có thể không nhận được phản hồi từ khách hàng. Đó có thể không phải là lỗi nội dung cold email của bạn mà có thể nằm ở thời điểm bạn gửi email.

Các doanh nghiệp đang chuyển đổi sang hình thức làm việc tại nhà, khách hàng tiềm năng của bạn rất có thể nhận được một loạt cold email mỗi ngày và email của bạn có khả năng bị trôi trong hộp thư đến của họ nếu bạn gửi không đúng lúc. Cũng có khả năng khách hàng tiềm năng đã xem email nhưng quá bận rộn hoặc bị phân tâm bởi điều gì đó khiến họ không thể thực hiện bất kỳ hành động nào sau đó. Bạn không bao giờ biết trừ khi bạn gửi cho họ một email thứ hai.

Hầu hết các nhà đại diện bán hàng ngần ngại theo đuổi các khách hàng tiềm năng. Họ không muốn bị coi là thư rác hoặc kẻ bám đuôi. Vì vậy, họ gửi một cold email và đợi khách hàng tiềm năng trả lời, và khi họ không nhận được phản hồi họ sẽ bỏ cuộc. Đó là một cách tiếp cận sai lầm.

Chìa khóa để nhận được câu trả lời là gửi một email tiếp theo. Heather Morgan, Giám đốc điều hành của Sales Folk cho biết, “Ngay cả khi cold email đầu tiên của bạn không nhận được phản hồi thì email thứ hai vẫn có 21% cơ hội được đọc.”

Trong bài đăng này, bạn sẽ học được cách xây dựng chiến lược email follow-up một cách tuần tự cho cold email, hay nói cách khác là cách tạo nhịp bán hàng hiệu quả, chiến lược email này sẽ giúp bạn lấp đầy phễu bán hàng của mình và cuối cùng là chốt được nhiều giao dịch hơn.

Cách xây dựng chiến lược email follow-up giúp bán hàng hiệu quả (phần 1)

Bạn nên gửi email follow-up bao lâu một lần? 

Một trong những câu hỏi thường gặp nhất của các nhà đại diện phát triển bán hàng là “Tôi nên follow-up khách hàng tiềm năng trong bao lâu?” Câu trả lời thường phụ thuộc vào cách họ tương tác với email của bạn. Một phần mềm CRM hoặc công cụ tiếp cận email với cơ chế theo dõi email có thể giúp bạn tìm ra vấn đề.

Chúng ta hãy xem xét một số chiến lược email follow-up cho các loại khách hàng tiềm năng khác nhau:

• Những khách hàng tiềm năng đã phản hồi tích cực ít nhất một lần hoặc thể hiện sự quan tâm nhưng đột nhiên trở nên không quan tâm nữa: Gửi các email follow-up cho đến khi họ phản hồi. Đừng bận tâm đến việc họ nói không hoặc yêu cầu bạn ngừng gửi email, miễn là bạn có câu trả lời của họ và có thể chuyển sang các khách hàng tiềm năng khác.

• Đối với những khách hàng tiềm năng đã thể hiện rất ít sự quan tâm như mở và nhấp vào email của bạn nhưng chưa trả lời: Gửi các email follow-up miễn là họ trả lời, có thể khách hàng tiềm năng quan tâm đến lời đề nghị của bạn nhưng họ chưa có thời gian để trả lời. Bạn có cơ hội mang đến một giá trị gia tăng, giải pháp hoặc giải quyết một vấn đề khó khăn khác của khách hàng để khi đến lúc khách hàng tiềm năng thực sự quan tâm đến việc mua một giải pháp, thì giải pháp của bạn sẽ xuất hiện đầu tiên trong tâm trí họ.
• Những khách hàng tiềm năng không tương tác với email của bạn: Gửi các email follow-up từ 6 đến 8 lần. Đây là một con số vừa đủ, nếu gửi nhiều email hơn bạn sẽ không nhận thêm được lợi ích gì, email của bạn rất có khả năng sẽ đi vào bộ lọc thư rác của họ và có thể chỉ làm tổn hại đến danh tiếng của bạn mà thôi.

Gửi email follow-up khi nào? 

Tần suất email theo dõi phù hợp phụ thuộc vào khách hàng tiềm năng của bạn. Dưới đây là một cấu trúc chung để lên lịch cho các email follow-up.

• Ngày thứ 1: Cold email.
• Ngày thứ 3: Email follow-up số 1, email follow-up đầu tiên.
• Ngày thứ 7: Email follow-up số 2, kèm một chuỗi giá trị mới, gửi email này vào khoảng thời gian khác email follow-up số 1.
• Ngày thứ 12: Email follow-up số 3, đi kèm lời kêu gọi hành động.
• Ngày thứ 18: Email follow-up số 4, email này nói với khách hàng rằng bạn muốn xin phép follow-up khách hàng sau đó (email gần như thể hiện sự kết thúc của quá trình).
• Ngày thứ 23: Email follow-up số 5, kèm một chuỗi email mới cung cấp liên kết đến một nguồn hữu ích nào đó mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng.
• Ngày thứ 28: Email follow-up số 6, email tuyên bố kết thúc (breakup mail).

Sau đó, doanh nghiệp gửi một email follow-up hàng tháng cho khách hàng.

Không có quy tắc được ràng buộc nào để thiết lập nhịp bán hàng hiệu quả và nhanh chóng. Nó phụ thuộc vào con người, bối cảnh và mối quan hệ giữa bạn với người đó. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi một người cực kỳ bận rộn và quan trọng như Giám đốc điều hành của một công ty, thì tốt nhất bạn nên dành thêm thời gian giữa các email theo dõi từ 5 đến 7 ngày sau email theo dõi đầu tiên, và sau đó là email hàng tuần.

Và nội dung quan trọng nhất của bài viết đó là làm thế nào để viết các email follow-up một cách tuần tự cho cold email giúp bạn bán hàng hiệu quả, tất cả sẽ có trong phần cuối của bài viết này.