Hệ thống tổng đài điện thoại được xem là thiết bị không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Hệ thống điện thoại nội bộ không dây hay có dây luôn là vấn đề gây nhiều khó khăn cho các đơn vị mới lắp đặt. Bài viết sẽ nêu rõ về cấu hình tổng đài điện thoại nội bộ, điện thoại nội bộ không cần tổng đài; hay cụ thể là tổng đài nội bộ là gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây bạn nhé!
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ sẽ bao gồm những gì?
- Tổng đài điện thoại: Đây chính là bộ trung tâm giúp xử lý cũng như chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, những tín hiệu số và tín hiệu đàm thoại.
- Đường trung kế hay còn được gọi là đường line bưu điện: Dẫn từ nhà cung cấp các thiết bị mạng điện thoại công cộng.
- Máy nhánh: Phần này sẽ bao gồm tất cả những loại điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy fax hoặc máy in
- Hộp cáp: Nơi đây sẽ tập trung những loại dây tín hiệu giúp làm đấu nối các thiết bị đầu cuối với nhau nhằm chống sét; bên cạnh đó là phục vụ cho công tác bảo hành và bảo trì về sau được trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Sơ đồ kết nối tổng đài nội bộ chuẩn nhất
Trên một tổng đài sẽ có rất nhiều cổng ta được gọi chung là port.
Các port có thể được dùng để kết nối với những đường line bên ngoài. Đây còn được gọi là đường trung kế (CO).
Các port này có thể được dùng để kết nối với những thiết bị bên trong và được gọi là máy nhánh EXT.
Trên tổng đài sẽ có một phần cổng COM. Cổng này dùng để kết nối với máy tính quản lý toàn bộ hệ thống.
Bên, cạnh đó là cổng kết nối, bình lưu điện
Cuối cùng là tất cả các thiết bị trong tổng đài sẽ được kết nối với nhau bằng loại dây điện thoại; loại 2P hoặc 4P. Thông thường sẽ là loại một dây và có hai ruột: dây mát, dây nóng.
Quy trình hoạt động của một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
Mỗi khi nhận được tín hiệu cuộc gọi từ bên ngoài vào đường trung kế, tổng đài nội bộ sẽ tiến hành nhận các tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Sẽ có hai cách để lập trình tổng đài nội bộ như sau:
Một, đổ chuông một cách trực tiếp: Người thiết lập sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp nào đó và người trực điện thoại sẽ chỉ cần nhấc máy lên và trả lời khách hàng.
Hai, chế độ DISA: Khi đó, tổng đài sẽ tự động phát ra một câu chào để hướng dẫn với khách hàng thực hiện các thao tác ngay trên điện thoại của khách hàng để gặp được bộ phận mà mình mong muốn. Trong vòng 10 giây, nếu như khách hàng không thực hiện các thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà công ty đã quy định. Mỗi một máy nhánh của tổng đài sẽ được quy định bằng một số nhất định mà con người có thể lập trình trên các cổng của tổng đài.
Ví dụ: Phòng tiếp tân số 101; phòng kỹ thuật số 102; phòng kinh doanh số 103. Khi phòng tiếp tân muốn gọi qua phòng kinh doanh thì chỉ việc nhấc máy lên và bấm 103. Khi đó tổng đài sẽ phát tín hiệu từ port 101 sang 103; và máy nhánh 103 sẽ đổ chuông.
Nếu như có bất kỳ một cuộc gọi được thực hiện và đã kết nối với tổng đài và được gặp tiếp tân. Khi đó, khách hàng lại yêu cầu gặp một bộ phận khác thì người tiếp tân sẽ tiến hành thao tác bấm phím flash trên điện thoại rồi bấm phần số nội bộ cần chuyển. Tổng đài sẽ giữ cuộc gọi ở đó và chuyển tiếp qua.
Khả năng bảo mật và quản lý của hệ thống tổng đài điện thoại
Tổng đài nội bộ là tổng đài lập cấp password cho từng máy nhánh. Khi gọi ra ngoài, tổng đài sẽ yêu cầu password để được phép gọi ra. Bên cạnh đó là được quy định từng trung kế được phép gọi di động, liên tỉnh và nội thành.
Những phụ kiện thêm của một tổng đài sẽ gồm gì?
- Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng sẽ được kết nối trực tiếp với tổng đài phòng mỗi khi cúp điện nhằm mục đích đảm bảo hoạt động của tổng đài mỗi khi cúp điện.
- Ban giám sát DSS: Thiết bị này giúp nhận biết được tình trạng của máy nhánh trong hệ thống; ví dụ như bận máy, gác máy, trung kế bận, trung kế rảnh.
- Hiển thị số cuộc gọi đến CID: Chúng có ba loại và sẽ tụ tùy thuộc vào dòng tổng đài mà chúng ta đang sử dụng.
- Tổng đài tích hợp sẵn dùng để hiển thị trực tiếp trên điện thoại bàn có màn hình.
- Hộp hiển thị số gọi đến: Sẽ được làm độc lập với tổng đài gắn thêm vào chúng; và thường được gặp ở tổng đài điện thoại ADSUN.
- Card hiển thị số gọi đến: Chúng được dùng để dành riêng cho các tổng đài không được tích hợp sẵn và phải được nâng cấp riêng.
Lời kết
Hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về cấu tạo của một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ chuẩn. Và nếu như bạn đang có những vấn đề thắc mắc xung quanh những thông tin này. Liên hệ ngày hôm nay với GCALLS đã được tư vấn sớm nhất bạn nhé!
