Không thể phủ nhận hiệu quả trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí mà dịch vụ tổng đài ảo đã dành cho Start-up. Với dịch vụ thông minh này, start-up hoàn toàn có thể tạo ra một tổng đài ảo để tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi từ khách hàng một cách chuyên nghiệp. Rút ngắn chu kỳ “định vị chỗ đứng” trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, nên chọn giải pháp dịch vụ tổng đài ảo dành cho Startup tại đơn vị nào nhằm đảm bảo chất lượng – giá thành – uy tín cho doanh nghiệp? Đây chắc hẳn là câu trả lời tưởng đơn giản nhưng chẳng mấy ai có thể giải đáp ngay được. Nắm bắt được nhu cầu này, hãy cùng Gcalls tìm hiểu qua bài viết bên dưới đây nhé.
Dịch vụ tổng đài ảo cho startup là gì?
Dịch vụ tổng đài ảo là một giải pháp công nghệ cho phép tổ chức hoặc doanh nghiệp tạo ra một tổng đài điện thoại ảo. Để tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi từ khách hàng hoặc đối tác. Việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí. Cũng như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng lên tầm cao mới.
Thông thường, dịch vụ tổng đài ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một số tính năng, bao gồm:
Tự động trả lời, chuyển cuộc gọi
Tổng đài ảo có thể được cấu hình để tự động trả lời cuộc gọi đến. Và cung cấp các thông tin cần thiết cho khách hàng. Bên cạnh đó, tổng đài ảo này còn có thể chuyển cuộc gọi một cách thông minh đến các nhân viên phù hợp nhất. Nhằm giải quyết yêu cầu của khách hàng. Chưa hết, dịch vụ tổng đài ảo có thể giúp lưu lại các cuộc gọi. Và doanh nghiệp có thể sử dụng cho mục đích đào tạo hoặc giám sát chất lượng phục vụ khách hàng.
Tính năng IVR
Tổng đài ảo có thể cung cấp các lựa chọn cho khách hàng thông qua hệ thống Interactive Voice Response (IVR). Mục đích là giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin hoặc giải quyết yêu cầu một cách nhanh chóng.
Tại sao các Startup cần phải dùng đến giải pháp dịch vụ tổng đài ảo?
Có nhiều lý do tại sao các start-up cần sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Và dưới đây là những lý do phổ biến nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé.
Tiết kiệm chi phí
Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp các startup tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều. So với việc phải thuê một tổng đài điện thoại truyền thống. Hoặc tuyển dụng nhân viên để tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi.
Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng
Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp các tính năng giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng. Đảm bảo khách hàng được tiếp nhận và giải quyết yêu cầu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tăng tính linh hoạt
Dịch vụ tổng đài ảo cho phép các startup tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào. Giúp tăng tính linh hoạt và khả năng phục vụ khách hàng của doanh nghiệp.
Nâng cao mức độ chuyên nghiệp và quản lý cuộc gọi hiệu quả
Việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Giúp các startup tạo được hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín với khách hàng. Bên cạnh đó, dịch vụ tổng đài ảo cung cấp các tính năng giúp quản lý và lưu trữ các cuộc gọi một cách hiệu quả. Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
Cần lưu ý điều gì khi sử dụng giải pháp tổng đài ảo cho StartUp?
Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, có một số lưu ý quan trọng sau đây cần được xem xét:
Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín
Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín là rất quan trọng. Để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín và lâu dài. Doanh nghiệp nên tham khảo các đánh giá của khách hàng trước đó. Đồng thời việc kiểm tra các tính năng của dịch vụ. Đảm bảo rằng chúng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, nhanh chóng là điều không thể bỉ qua. Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét về độ ổn định của hệ thống cũng như khả năng bảo mật của dịch vụ. Nhằm chắc chắn rằng, các thông tin của khách hàng được bảo vệ an toàn. Cuối cùng, yếu tố mang tính quyết định không kém phần quan trọng chính là giá cả. Liệu có phù hợp với ngân sách của bạn hay không?
Tổng đài ảo giúp cho startup đào tạo nhân viên
Đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng. Nhằm “bổ sung” thêm mức độ hoàn thiện của doanh nghiệp ở dịch vụ tổng đài ảo. Bên cạnh đó, các startup cũng nên đầu tư vào đào tạo nhân viên. Nhằm mục đích đẩy mạnh trải nghiệm khách hàng cũng như cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, đào tạo nhân viên là rất cần thiết. Để đảm bảo rằng họ có đầy đủ kiến thức và kỹ năng trong việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo một cách chuyên nghiệp, hiệu quả. Điều này cũng hướng đến một tiêu duy nhất. Khách hàng được tiếp nhận và được giải quyết yêu cầu một cách nhanh chóng, thấu đáo. Từ đó tạo ra sự hài lòng, củng cố vào thương hiệu cho startup đó.
Để đào tạo nhân viên, các doanh nghiệp nên cung cấp những tài liệu hướng dẫn, tài liệu học tập. Về cách sử dụng dịch vụ tổng đài ảo và các tính năng của giải pháp này. Đồng thời cần doanh nghiệp cũng cần cung cấp các tình huống mẫu. Và hướng dẫn cách giải quyết yêu cầu khách hàng một cách thực tế cụ thể nhất.
Kiểm tra hệ thống thường xuyên
Việc kiểm tra hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được khả năng vận hành của tổng đài. Liệu có đang được hoạt động ổn định, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay chưa?
Nếu hệ thống gặp sự cố, khách hàng có thể không thể liên hệ với doanh nghiệp hoặc sẽ mất niềm tin vào dịch vụ. Do đó, các startup nên thiết lập lịch trình kiểm tra hệ thống và thực hiện các bước khắc phục sự cố nếu cần thiết.
Tổng đài ảo cho startup lưu trữ các cuộc gọi
Dịch vụ tổng đài ảo thường cung cấp tính năng ghi âm cuộc gọi. Tất nhiên việc lưu trữ các cuộc gọi này lại rất hữu ích cho mục đích đào tạo nhân viên. Cũng như giám sát chất lượng phục vụ khách hàng. Doanh nghiệp đặc biệt là các startup có thể sử dụng giải pháp tổng đài ảo cho công ty của mình. Để đào tạo nhân viên mới hoặc cải thiện kỹ năng của nhân viên hiện có.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các cuộc gọi, giám sát chất lượng phục vụ khách hàng. Nhằm mục đích chắc chắn rằng; nhân viên của doanh nghiệp đang đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra hay chưa? Tuy nhiên, bạn cần lưu ý các quy định về quyền riêng tư. Và bảo vệ thông tin khách hàng khi lưu trữ các cuộc gọi này nữa nhé.
Bảo mật thông tin
Khi sử dịch vụ tổng đài ảo dành cho Start-up. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng thông tin của khách hàng được bảo mật và không bị lộ ra ngoài. Đặc biệt là thông tin nhạy cảm như thông tin tài khoản hoặc thông tin cá nhân
Nên hay không việc chọn sử dụng dịch vụ tổng đài ảo tại Gcalls dành cho Startup?
Dịch vụ tổng đài điện thoại của Gcalls cung cấp giải pháp quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp và hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là các công ty khởi nghiệp (startups). Đối với các công ty khởi nghiệp, việc tiết kiệm chi phí là rất quan trọng. Gcalls cung cấp giải pháp tổng đài ảo. Giúp tiết kiệm đáng kể chi phí so với việc lập đặt và vận hành tổng đài truyền thống. Bên cạnh đó, Gcalls cho phép bạn dễ dàng thêm hoặc giảm số lượng đường dây và nhân viên trả lời cuộc gọi. Phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Đồng thời, Gcalls cung cấp nhiều tính năng thông minh; giúp bạn quản lý cuộc gọi hiệu quả hơn. Chẳng hạn như chuyển cuộc gọi tự động, phân nhóm khách hàng. Giám sát và ghi âm cuộc gọi, thống kê và báo cáo,….Chưa hết, Gcalls giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng khả năng giữ chân khách hàng.
Những lý do trên giúp thấy rõ tầm quan trọng của việc sử dụng dịch vụ tổng đài của Gcalls cho các công ty khởi nghiệp. Việc đầu tư vào giải pháp tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.
Tạm kết
Nhìn chung, dịch vụ tổng đài ảo dành cho Start-up đều cung cấp các tính năng. Có thể kể đến như ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến nhân viên phù hợp. Tự động trả lời câu hỏi thường gặp, và nhiều tính năng khác. Điều này giúp tăng cường trải nghiệm khách hàng và cải thiện hiệu quả kinh doanh của start-up.
Và tất nhiên, các Start-up có thể chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô của mình. Và tùy chỉnh các tính năng ở đơn vị cung cấp; để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
