Dịch vụ tổng đài công nghệ, tổng đài ảo đang là xu thế của các doanh nghiệp hiện nay. Tổng đài ảo được ứng dụng trong các mô hình tổng đài hotline, tổng đài về chăm sóc khách hàng, tổng đài nội bộ và tổng đài đặt vé,… Vậy làm thế nào để thuê giải pháp tổng đài ip tích hợp CRM cũng như cách vận hành của hệ thống? Hãy cùng Gcalls tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Dịch vụ tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là phần mềm công nghệ giúp bạn gọi điện thoại thông qua nền tảng điện toán đám mây và công nghệ VoIP. Để thực hiện cuộc gọi qua tổng đài ảo, bạn không cần đi dây như tổng đài truyền thống mà sử dụng mạng Internet, 4G, 5G. Bạn có thể quản lý cuộc gọi từ máy tính, laptop, điện thoại di động rất dễ dàng và thuận tiện.
Dịch vụ tổng đài ảo là giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ telesales, bán hàng hay hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với nhiều mức giá và tính năng khác nhau. Doanh nghiệp của bạn nên chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất với ngân sách và yêu cầu của bạn.
Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo công nghệ?
Dưới đây là 4 lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp:
Công nghệ tổng đài ảo cải thiện hiệu quả vượt trội cho công tác quản lý trong công ty
- Là giải pháp tối ưu nhất cho công ty có nhiều chi nhánh cố định hoặc không cố định.
- Chi phí thấp, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư thiết bị đầu cuối (điện thoại, máy tính…), không cần đầu tư thiết bị tổng đài.
- Không bảo trì, không bảo hành, không lo hư hỏng tài sản.
- Thời gian triển khai cực nhanh và sử dụng ngay sau khi đăng ký, phản hồi yêu cầu trong vòng 24-48h.
- Chi phí mà khách hàng bỏ ra chỉ đơn giản là yêu cầu dịch vụ với số tiền và số lượng cụ thể.
- Khả năng mở rộng, có khả năng đáp ứng nhu cầu cực nhanh chỉ trong 24 giờ.
- Các kịch bản hội thoại cũng như cần chuyển đổi các chức năng mới sẽ được thay đổi rất nhanh trong vòng 24h.
- Không cần người quản trị riêng hệ thống tổng đài ảo công nghệ; hay trả phí thuê dịch vụ thực hiện việc quản trị và thay đổi nếu cần thiết.
Giảm gánh nặng cho nhân viên
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp loại bỏ nhu cầu duy trì hệ thống tổng đài của nhân viên và người quản lý. Tất cả các tác vụ quản trị và cấu hình được thực hiện qua Internet bằng trình duyệt web; và sử dụng hệ thống mạng nội bộ hiện có của công ty.
Dịch vụ cho thuê tổng đài ảo cho phép sử dụng thoại nội bộ mà không phát sinh chi phí. Nhờ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự và chi phí bảo trì hệ thống là lựa chọn hàng đầu hiện nay.
Trong quá khứ, các công ty đã sử dụng các tổng đài truyền thống; khi họ muốn sửa đổi các kịch bản hoặc sửa đổi cấu hình. Bạn cần thuê kỹ thuật viên, chi phí 1 lần như vậy vẫn là “luật bất thành văn” 10% giá trị tổng đài cho 1 lần lắp đặt. Giờ đây, với dịch vụ tổng đài ảo thì khác; khách hàng chỉ cần “alo” hoặc gửi email yêu cầu để được hỗ trợ ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.
Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống
Các cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được chuyển trực tiếp đến máy nhánh. Và số di động của các nhân viên phụ trách bộ phận. Với tiện ích này, dù người nhận cuộc gọi ở đâu cũng có thể nghe máy. Tổng đài ảo công nghệ có các tiện ích sau:
- Phản hồi tự động (IVR).
- Hiển thị tên người gọi đến.
- Ghi âm – phát lại – xóa cuộc gọi.
- Nhật ký cuộc gọi.
- Và các tính năng hữu ích khác.
Công nghệ tổng đài ảo giúp tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng
Ngày nay, thương mại Internet rất phát triển, các kênh bán hàng trực tuyến luôn được người kinh doanh quan tâm vì sự tiện lợi. Do đó, điều cần thiết là việc trả lời các câu hỏi của khách hàng; cũng như các đơn đặt hàng mới phải nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Do đó, việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết. Nếu bỏ lỡ một cuộc gọi quan trọng do lúc đó điện thoại viên đi vắng hoặc mạng điện thoại bị gián đoạn; hay sự cố kỹ thuật xảy ra sẽ gây thiệt hại lớn cho công ty.
Khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống, bắt buộc phải có một nhân viên ngồi tại bàn làm việc trong suốt cuộc gọi. Nhân viên này sẽ tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng hoặc đối tác; sau đó chuyển đến số điện thoại của dịch vụ cần liên hệ. Nếu người liên hệ vắng mặt; điện thoại viên sẽ tiếp nhận thông tin sau đó chuyển đến bộ phận phụ trách.
Tính năng Tổng đài ảo công nghệ cho doanh nghiệp
Dịch vụ tổng đài ảo có nhiều tính năng mà tổng đài truyền thống không có được; đồng thời mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
Thu âm cuộc gọi
Tổng đài ảo có tính năng ghi âm cuộc gọi rất hữu ích mà tổng đài truyền thống không thể có được. Các cuộc gọi của khách hàng hoặc nhân viên được ghi âm miễn phí trên hệ thống.
Người quản lý có thể nghe lại cuộc gọi đã ghi âm để kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên; cách tư vấn và tìm hiểu những thắc mắc; yêu cầu của khách hàng để cải thiện hoạt động sau này.
Bạn có thể định cấu hình để khi có điện thoại bên ngoài gọi đến; điện thoại sẽ đổ chuông trên một đường dây điện thoại nhất định hoặc chuyển tiếp tất cả các số điện thoại. Khi một khách hàng gọi đến số chính nhưng đường dây bận; cuộc gọi có thể được tự động chuyển đến bất kỳ máy nhánh nào mà bạn đã định cấu hình.
Bạn cũng có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến một số di động khi bạn đi công tác xa không có ở công ty.
Không giới hạn số máy nhánh
Bạn có thể chọn 1 số làm máy chủ của mình và mở rộng không giới hạn số máy nhánh cho nhân viên hoặc chi nhánh. Thông thường, khi bạn đăng ký một gói, bạn sẽ bị giới hạn bởi số lượng máy nhánh có thể được sử dụng trong gói đó. Khi bạn mở rộng thêm chi nhánh hoặc có nhiều nhân viên hơn; bạn có thể dễ dàng nâng cấp gói để tăng số lượng máy nhánh. Nếu có nhu cầu mở rộng thêm máy lẻ; bạn cần liên hệ với công ty cung cấp dịch vụ tổng đài ảo để đóng thêm phí.
Tổng đài ảo công nghệ tích hợp CRM
Tổng đài ảo có thể kết nối với phần mềm CRM và lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng; thông tin cuộc gọi để hỗ trợ các hoạt động chăm sóc khách hàng.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo của Gcalls
Nếu bạn vẫn chưa biết nên đăng ký tổng đài ở đâu ở đâu thì hãy đến với Gcalls. Một giải pháp đáng tin cậy dành cho các doanh nghiệp hiện nay. Khi có nhu cầu sử dụng tổng đài ảo. Nhằm giúp giảm thiểu chi phí và giúp tăng thu lợi nhuận.
Gcalls giải pháp tổng đài ip cho doanh nghiệp lớn. Giúp bạn không mất quá nhiều chi phí để lắp đặt cũng như xây dựng nên hệ thống. Ngoài ra, việc bảo trì và nâng cấp định kỳ được thực hiện bởi các đơn vị cung cấp.
Đảm bảo không có bất kỳ sự cố gián đoạn về phần cứng cho một doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ vấn đề gì sẽ được xử lý sự cố và được hỗ trợ chăm sóc. Không mất chi phí thuê nhân công. Giảm thiểu các chi phí lắp đặt, sửa chữa hay bảo trì. Nhân viên có thể làm việc từ xa một cách dễ dàng chỉ với thiết bị kết nối internet.
Giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng bán hàng Gcalls tích hợp nhiều phần mềm. Bao gồm CRM, POS, SMS BrandName, Helpdesk, ….
Khi sử dụng Call Center sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng lắp đặt, di chuyển và mở rộng chi nhánh. Do không cần đường dây hay thiết bị rườm rà nào. Giải pháp phần mềm tổng đài Gcalls đang được rất nhiều khách hàng tin tưởng và sử dụng. Cước phí khi gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí.
Lời kết
Gcalls lưu trữ và nhận biết đến 100% khách hàng. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao được chất lượng dịch vụ cũng như mức độ hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, việc quản lý và giám sát nhân viên tốt hơn. Không cần tốn quá nhiều thời gian theo dõi nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Do đó nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một giải pháp tổng đài hoàn hảo thì Gcalls tự tin sẽ hoàn thành trách nhiệm đó.
Trên đây là một trong các thông tin về kiến thức về các tổng đài công nghệ ảo không dây xây dựng Tổng đài ảo Call Center 24/7. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết và bổ ích. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu cũng như sử dụng tổng đài ảo thì hãy nhanh tay liên hệ với Gcalls. Gcalls sẽ nhanh chóng tư vấn và giải đáp sớm nhất.
