Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang đầu tư cho công ty của mình một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp. Tuy nhiên, có rất nhiều hệ thống tổng đài với nhiều công cụ và chức năng khác nhau. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp không khỏi băn khoăn về chưa biết nên lựa chọn giải pháp tổng đài nào sao cho phù hợp. Hãy cùng GCALLS khám phá ngay tổng đài IP là gì? Một giải pháp tổng đài điện thoại lớn cho các doanh nghiệp và cùng so sánh xem tổng đài IP và tổng đài analog khác nhau ở điểm nào nhé!
Tổng đài điện thoại IP là gì?
Tổng đài điện thoại IP là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên nền tảng internet. Chúng sẽ sử dụng các chức năng của nhà mạng để thực hiện cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài. Tổng đài IP hiện đang là một trong những giải pháp tổng đài cực kỳ phổ biến trên thị trường vì chúng thường áp dụng những công nghệ hiện đại hơn. Nó mang lại hiệu quả nhiều hơn và dần thay thế cho các giải pháp hệ thống tổng đài truyền thống.
Những ưu điểm mà giải pháp tổng đài điện thoại IP so với hệ thống tổng đài truyền thống là gì?
- Hệ thống IP miễn phí hoàn toàn các cuộc gọi nội bộ và giảm cước phí gọi ngoại mạng lên đến 90 %.
- Có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng và các thiết bị khác nhau. Điều này cho phép khả năng linh hoạt được diễn ra một cách tối ưu nhất.
- Chất lượng cuộc gọi luôn trong tình trạng ổn định. Các tổng đài viên có thể nhận và trả lời cuộc gọi cùng một lúc để không bỏ lỡ các cuộc gọi từ khách hàng khác.
- Hệ thống tổng đài IP cho phép ghi âm cuộc gọi và nghe lại cuộc gọi đã được ghi âm.
- Chúng ta có thể xem báo cáo và lịch sử cuộc gọi một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
- Phần mềm còn có khả năng tương hợp cùng với các hệ thống khác nhằm nhận diện người gọi nhanh hơn.
- Nhanh nhạy trong các kịch bản cuộc gọi và các cuộc gọi tự động dễ dàng.
Tổng đài analog là gì?
Tổng đài analog là một giải pháp tổng đài sử dụng dựa trên công nghệ truyền thống. Công nghệ này là công nghệ hoạt động thông qua đường dây bưu điện. Khi sử dụng, doanh nghiệp sẽ được đơn vị cung cấp tổng đài kiểu đường dây đến địa điểm đặt tổng đài của mình.
Chính vì không phụ thuộc vào đường truyền internet nên tổng đài analog vẫn có rất nhiều khuyết điểm kém nổi bật hơn. Chính vì điều đó mà có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã dần chuyển sang sử dụng tổng đài IP.
So sánh tổng đài IP và tổng đài analog
Không giống như IP, analog vẫn còn rất nhiều hạn chế như chưa có khả năng ghi âm và nghe lại nội dung cuộc gọi. Khi sử dụng hệ thống này, chúng ta không thể nào biết được lịch sử cuộc gọi và chúng cũng không được sử dụng trên nhiều nền tảng và thiết bị khác nhau. Ngoài ra, khả năng tích hợp cùng các phần mềm khác cũng như mở rộng đều không có.
Có thể thấy, IP mang đến nhiều tính năng vượt trội hơn. Tuy nhiên so với tổng đài truyền thống thì tổng đài IP vẫn phải phụ thuộc vào điện và đường truyền internet.
| Tổng đài IP | Tổng đài Analog | |
ĐẦU TƯ – VẬN HÀNH GIỮA TỔNG ĐÀI IP VÀ ANALOG |
||
| Chi phí đầu tư | Chi phí đầu tư tổng thể thấp, không chi phí đường dây, cáp thoại | Chi phí đầu tư tổng thể cao, chi phí thiết bị, đường dây… |
| Triển khai | Chỉ cần có đường truyền Internet, triển khai nhanh trên tổng đài IP | Triển khai trên hạ tầng cáp riêng biệt, mất nhiều thời gian |
| Bảo trì – sửa chữa | Dễ dàng bảo trì, sửa chữa, người dùng có thể tư bảo trì theo hướng dẫn | Chi phí bảo trì lớn, thời gian bảo trì chậm, khó bảo trì |
| Nâng cấp, mở rộng tổng đài IP và Analog | Dễ dàng nâng cấp, mở rộng, chi phí nâng cấp thấp | Phải mua thêm thiết bị, chi phí nâng cấp cao |
| Kết nối hệ thống khác | Khả năng kết nối mạnh mẽ với hệ thông khác (CRM, ERP…) | Không có |
TÍNH NĂNG GIỮA TỔNG ĐÀI IP VÀ ANALOG |
||
| Gọi nội bộ | Hoàn toàn miễn phí và không giới hạn vị trí địa lý. | Miễn phí và giới hạn trong nội bộ công ty |
| Trả lời tự động | Có nhưng không giới hạn số lượng và thời gian) | Có, giới hạn số lượng lớp lời chào và thời gian) |
| Hàng đợi | Có | Không |
| Quản lý và cài đặt | Đơn giản | Phức tạp |
| Báo cáo | Có (chi tiết) | Có (đơn giản) |
| Chuyển hướng cuộc gọi giữa tổng đài IP và Analog | Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt) | Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp) |
| Xóa số gọi đến, chặn cuộc gọi đến | Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt) | Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như) |
| Thời gian hoạt động | Có (định nghĩa nhiều khoảng thời gian khác nhau: Trong Ngoài giờ làm việc, lễ, tết…) | Không |
| Số lượng người dùng | Không hạn chế | Hạn chế |
| Kết nối nhiều văn phòng | Có (không giới hạn) | Không |
| Ghi âm trong tổng đài IP và Analog | Có (không hạn chế) | Không |
| Kịch bản gọi, cuộc gọi tự động | Có | Không |
| Thiết bị sử dụng | Linh động trên các thiết bị như điện thoại, web, desktop… | Chỉ sử dụng bằng điện thoại cố định |
Tổng kết
Nhìn chung, IP và analog có rất nhiều điểm khác nhau. Tuy nhiên, nhìn vào những ưu điểm nổi bật, chúng ta có thể hiểu rõ rằng tại sao IP lại được sử dụng nhiều hơn và ngày càng thịnh hành hơn trên thị trường.
Hy vọng những gì mà GCALLS chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm thông tin bổ ích liên quan đến giải pháp tổng đài điện thoại IP là gì và những so sánh, điểm khác biệt giữa tổng đài IP và analog.
GCALLS, hệ thống, giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc đang quan tâm các sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay để được tư vấn nhé!
