Trong bán hàng, bạn rất dễ bị kéo vào vòng xoáy bận rộn, và bạn càng bận rộn, bạn càng có ít thời gian để dừng lại và suy ngẫm. Tuy nhiên, điều quan trọng, thậm chí là rất cần thiết, là phải ghi lại đầy đủ tất cả những thành công và thất bại của bạn. Đó là lý do tại sao việc nhìn lại toàn diện hoạt động bán hàng là một cách hiệu quả để tự tin bắt đầu năm hoạt động mới.

Max Altschuler, Giám đốc điều hành của Sales Hacker và là tác giả của cuốn sách Hacking Sales, cho biết: “Mục tiêu của cuộc họp đánh giá bán hàng là tìm ra nơi bạn có thể sắp xếp hợp lý các khu vực trong quy trình của mình, tìm ra điều gì hiệu quả và điều gì chưa hiệu quả, và nơi bạn có thể cải thiện”.

Tương tự như cách các nhóm phát triển phần mềm tiến hành cuộc họp rút kinh nghiệm, để tìm hiểu cách giúp họ cải thiện hiệu quả sau mỗi giai đoạn hoặc dự án, việc tiến hành cuộc họp đánh giá bán hàng hàng năm cũng chính là chìa khóa dành cho bạn. Cuộc họp này liên quan đến việc khai thác hoạt động bán hàng trong 12 tháng qua, mục đích không phải là đổ lỗi cá nhân, mà là để có thông tin chi tiết và chuyển thông tin chi tiết đó thành kế hoạch cải tiến, thảo luận xem mọi người có thể làm gì tốt hơn, nhiều hơn hoặc khác đi trong năm bán hàng kế tiếp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 8 bước quan trọng để thực hiện cuộc họp đánh giá bán hàng hàng năm một cách hiệu quả.

Cuộc họp đánh giá bán hàng hàng năm: 8 bước quan trọng để thực hiện hiệu quả

1. Đóng khung cuộc họp đánh giá bán hàng hàng năm như một sự kiện tích cực

Để việc đánh giá lại hoạt động bán hàng có thể tạo ra giá trị, những người liên quan phải sẵn sàng thừa nhận những sai lầm, thiếu sót và thất bại, cả ở cấp độ cá nhân và toàn công ty. Tuy nhiên, điều này có thể nhanh chóng dẫn đến việc “chỉ tay” và những cãi vã không đáng có, vì vậy tất cả mọi người cần phải xem cuộc họp đánh giá bán hàng hàng năm như một sự kiện tích cực và không thể thiếu.

Một số quy tắc cơ bản:

  • Đây là về sự học hỏi, không phải đổ lỗi.
  • Đây là về quá khứ và tương lai.
  • Đây là một không gian an toàn, nơi mọi người liên quan có thể nói lên suy nghĩ của mình mà không bị ảnh hưởng tiêu cực.
 

Bằng cách lập khung sự kiện một cách hợp lý, cuộc họp đánh giá bán hàng không chỉ là mũi nhọn của định hướng cải tiến liên tục, mà còn giúp xây dựng và nuôi dưỡng đội ngũ bán hàng đáng tin cậy, giúp đỡ nhau tốt hơn.

2. Thảo luận về những gì đã diễn ra tốt đẹp khi đánh giá bán hàng

Chia sẻ, phân tích và lưu trữ những thành công trong bán hàng có thể giúp bạn thiết lập sự thay đổi phù hợp cho các hành động trong tương lai, vì vậy hãy bắt đầu nhìn nhận lại bằng cách thảo luận và ghi lại những gì đã diễn ra tốt đẹp trong một năm qua. Ví dụ như:

  • Thành công của bạn là gì?
  • Bạn đã hoàn thành được những mục tiêu nào?
  • Đội (công ty) đã giành chiến thắng ở những mặt nào?
 

Những người tham gia cuộc họp đánh giá bán hàng nên được khuyến khích suy nghĩ xa hơn những điều chung chung, cũng như là cần phải xác định các chi tiết cụ thể. Thay vì chỉ cung cấp những những tuyên bố theo kiểu “an toàn”, ví dụ như “Tôi đã đạt được hạn ngạch của mình” hoặc “Tôi đã hoàn thành một giao dịch lớn”. Hãy thúc đẩy bản thân và đội ngũ của bạn tìm hiểu sâu hơn các khía cạnh. Sau đây là một số ví dụ:

  • “Nhiều khách hàng của tôi đã mua hàng nhiều lần.”
  • “Tôi luôn đạt được tất cả các mục tiêu hoạt động chính của mình.”
  • “Tôi đã tăng số lượng cuộc trò chuyện mỗi ngày.”
  • “Tôi đã rút ngắn thời gian gọi trung bình của mình hai phút.”
  • “Tôi đã ngừng việc đưa chiết khấu sớm và vẫn duy trì tỷ lệ chốt giao dịch của mình.”
 

Cũng nên nhớ rằng có những thành công bên ngoài quá trình bán hàng. Chẳng hạn như: Nhân viên bán hàng có hợp tác hiệu quả với đội ngũ quản lý không? Team có hoạt động như một khối gắn kết không? Mọi người đã thành thạo phần mềm CRM chưa?

3. Thảo luận về những gì đã diễn ra kém hiệu quả

Không cần phải tô vẽ cho phần này của quá trình đánh giá. Mọi thứ đều có thể sai lầm, mọi người hoàn toàn có thể đưa ra các quyết định tồi và các đội không đạt được mục tiêu của họ là những điều bình thường. Nhưng những người không học được từ lịch sử chắc chắn sẽ lặp lại nó, vì vậy hãy đảm bảo lịch sử được ghi lại một cách chính xác và chân thực nhất.

Một lần nữa, tính cụ thể là chìa khóa. Việc thẳng thắn như: “Tôi đã không hoàn thành nhiều giao dịch như mình muốn” là một nơi tốt để bắt đầu. Nhưng việc không chốt được giao dịch là kết quả, không phải là một hành động. Để hiểu rõ hơn về những thất bại, hãy xác định những hành động nào đã dẫn đến kết quả nhất định. Ví dụ:

  • “Tôi không thể hoàn tất các giao dịch vì tôi…”
  • “Tôi đã rất vất vả để có được lòng tin của khách hàng.”
  • “Tôi không xác định được nhu cầu thực sự của khách hàng.”
  • “Tôi đã dành quá nhiều thời gian để theo đuổi các giao dịch lớn nhưng không thể tiến triển được nữa, trong khi bỏ qua các giao dịch nhỏ hơn có nhiều khả năng kết thúc hơn.”
  • “Tôi chỉ tập trung vào chương trình làm việc của riêng mình, hơn là tập trung vào các khúc mắc và phản đối của khách hàng.”
  • “Tôi mất quá nhiều thời gian để tiếp cận người ra quyết định.”
 

Giống như cách nhân viên của bạn đã làm với những thành công của họ, mọi người cũng nên giữ một danh sách những thất bại của bản thân để tham khảo sau này.

4. Bao gồm các căn cứ liên quan

Thảo luận về những gì diễn ra tốt và những gì không tốt có thể tạo ra nhiều thông tin có giá trị, nhưng để nhóm của bạn khai thác thêm thông tin chi tiết, hãy dành thời gian để hỏi thêm nhiều câu hỏi khác, chẳng hạn như:

  • Chiến thắng lớn nhất của bạn trong ngành nào?
  • Bạn gặp thất bại nhiều nhất trong ngành nào?
  • Mất bao lâu để lọc được các giao dịch có giá trị?
  • Tỷ lệ giành chiến thắng trong số các khách hàng tiềm năng mỗi tháng là bao nhiêu?
  • Số giao dịch không đi đến đâu là bao nhiêu?
  • Quá trình follow up của bạn có hiệu quả như trước đây không?

5. Tập hợp lại các câu trả lời 

Sau khi thảo luận về những thành công và thất bại trong năm qua, đã đến lúc tổng hợp các câu trả lời của mọi người và sắp xếp chúng theo thứ bậc. Những lĩnh vực nào đang cần cải thiện nhiều nhất? Những lĩnh vực nào ít cần điều chỉnh nhất?

Ví dụ: Có tới 95% nhân viên bán hàng đã dành quá nhiều thời gian để theo đuổi các giao dịch lớn, trong đó, con số không xác định được nhu cầu thực sự của người mua là 15%. Hoặc có 92% nhân viên bán hàng đã có khách hàng thực hiện nhiều lần mua hàng, trong đó, chỉ có 10% cố gắng tìm cách rút ngắn thời gian gọi trung bình của họ.

Sau khi thực hiện bước này, bạn sẽ biết được các lĩnh vực nào cần đầu tư nhiều thời gian và năng lượng nhất để cải thiện.

6. Xác định lý do cho từng kết quả

Sau khi thành công và thất bại của mọi người đã được củng cố và tổ chức lại, việc học hỏi đã có thể bắt đầu. Bước đầu tiên để cải thiện là xác định nguyên nhân gốc rễ của từng thành công và thất bại. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đi tìm lý do tại sao. Dưới đây là một số ví dụ:

  • Kết quả: Nhiều khách hàng đã từ chối. Lý do: Tôi đã không trình bày rõ ràng những gì sản phẩm có thể cung cấp.
  • Kết quả: Tôi đã rất khó khăn để có được lòng tin của khách hàng. Lý do: Tôi đã giả định sai về nhu cầu của người mua.
  • Kết quả: Tôi đã giảm giá quá nhiều. Lý do: Tôi đã quá tốt với khách hàng và muốn tránh các xung đột lành mạnh.
  • Kết quả: Tôi không kết nối được với khách hàng trong một ngành cụ thể. Lý do: Tôi đã không điều chỉnh thông điệp bán hàng của mình phù hợp với ngành cụ thể đó.
 

Giờ là lúc để bạn tìm ra câu trả lời cho các kết quả của mình.

7. Củng cố những gì đã học được khi đánh giá bán hàng

Bây giờ, bạn và nhóm của mình nên nhìn vào một bảng trắng khổng lồ chứa đầy những thành công và thất bại trong một năm qua, cũng như nguyên nhân gốc rễ của những thành công và thất bại đó. Để củng cố đầy đủ những gì đã học hỏi được, hãy dành thêm một chút thời gian để cùng nhau sắp xếp lại mọi thứ hoàn chỉnh và logic.

Ví dụ:

  • Nếu 85% nhân viên bán hàng của bạn gặp khó khăn khi không thể hẹn gặp mặt khách hàng trực tiếp, một trong những nguyên nhân là do những nhân viên bán hàng đó không hiểu được nhu cầu của khách hàng trong cuộc trò chuyện ban đầu, thì điều bạn đã học được là: Bằng cách phát triển sự hiểu biết tổng thể hơn về nhu cầu của khách hàng trong cuộc trò chuyện ban đầu, bạn có thể tăng khả năng có được một cuộc gặp mặt trực tiếp với khách hàng.
  • Hoặc, nếu 55% nhân viên bán hàng của bạn luôn có thể đạt được mục tiêu bán hàng hàng ngày của họ, một trong những nguyên nhân là do những nhân viên bán hàng đó tập trung vào hoạt động hơn là kết quả, thì điều bạn đã học được là: Bằng cách tập trung vào quá trình thực hiện hơn là kết quả, bạn có thể tăng khả năng đạt được các mục tiêu bán hàng hàng ngày của mình một cách nhất quán.

8. Lập kế hoạch cải tiến

Sau khi củng cố những điều đã học được, bước tiếp theo cần phải làm là xác định những hành động mà mọi người có thể thực hiện để cải thiện những thiếu sót của họ.

Nếu nhóm của bạn học được rằng bằng cách phát triển sự hiểu biết toàn diện hơn về nhu cầu của khách hàng trong cuộc trò chuyện ban đầu, họ có thể tăng khả năng có được một cuộc gặp mặt trực tiếp. Một hành động mà họ có thể thực hiện là luyện tập kỹ năng lắng nghe tích cực.

Nếu nhóm của bạn học được rằng bằng cách tập trung vào chất lượng hoạt động hơn là kết quả đạt được, họ có thể tăng khả năng đạt được các mục tiêu bán hàng hàng ngày một cách nhất quán và hiệu quả. Một hành động mà họ có thể thực hiện là sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ bán hàng cần thiết cho quy trình bán hàng hàng ngày của mình.

Suy ngẫm, thực hiện và liên tục cải tiến

Nếu bạn tiến hành cuộc họp đánh giá bán hàng hàng năm toàn diện, bạn và đội ngũ của mình có thể sử dụng quá khứ để cải thiện tương lai. Xác định, tổ chức và hiểu nguyên nhân gốc rễ của những thành công và thất bại trong nhóm sẽ giúp bạn xác định những gì hiệu quả và những gì không, cũng như là cách để cải thiện tất cả những điều đó. Nếu hoàn thành tốt, mọi người có thể yên tâm bỏ lại quá khứ phía sau, tin tưởng vào tương lai và trân trọng nhau tốt hơn.

Gcalls là giải pháp phần mềm số hoá hệ thống điện thoại của doanh nghiệp, có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm khác, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu khách hàng và cuộc gọi, dễ dàng đánh giá KPI của đội ngũ bán hàng và CSKH, từ đó tăng doanh thu và nâng cao dịch vụ.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin