Tổng đài ảo là thuật ngữ không còn xa lạ trong thời đại công nghệ 4.0, nơi các nền tảng công nghệ như VoIP, AI, big data, IoT… giúp thúc đẩy sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực thoại (âm thanh) nói chung. Và dịch vụ khách hàng nói riêng. Vì vậy, hôm nay Gcalls sẽ giới thiệu chi tiết tất tần tật về dịch vụ tổng đài ảo để mọi người có thể đọc hiểu dễ dàng. Và áp dụng vào công việc kinh doanh của mình nhé!
Hệ thống dịch vụ tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là hệ thống điện thoại tiên tiến sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây. Dịch vụ này nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, kết nối cuộc gọi và giảm đến mức thấp nhất chi phí thoại cho dịch vụ nghe thoại. Từ đó ghép nối với các công cụ CRM (quản lý quan hệ khách hàng) để nâng cao chất lượng chăm sóc. Và tối ưu hóa doanh số bán hàng chỉ bằng một cuộc điện thoại.
Top 13 tính năng tuyệt vời của dịch vụ tổng đài ảo
Với sự vượt trội về kỹ thuật, hệ thống dịch vụ tổng đài ảo mang đến những tính năng cao cấp, đột phá cho doanh nghiệp như:
Mở rộng nhánh điện thoại không giới hạn
Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, các công ty cần mở thêm chi nhánh ở các khu vực khác nhau. Chính lúc này, hệ thống dịch vụ tổng đài ảo sẽ hỗ trợ mở rộng các nhánh điện thoại với chi phí rất thấp. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải lo lắng về chi phí và các điều kiện liên quan đến việc mở rộng chi nhánh của mình.
Dịch vụ tổng đài ảo giúp tự động định tuyến cuộc gọi
Tính năng này giúp bạn tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến. Doanh nghiệp có thể tạo bất kỳ tình huống nào (gặp người điều hành, đi thẳng đến phần mở rộng, trả lời câu hỏi, v.v.). Điều này sẽ giúp cho quy trình chăm sóc khách hàng của công ty trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Trả lời tự động (IVR)
Khi gọi đến công ty thường có thông báo “Chào mừng quý khách đến với công ty. Nhấn phím 1 gặp phòng kinh doanh, nhấn phím 2 gặp phòng kỹ thuật…”. Tùy theo nút khách hàng nhấn mà hệ thống sẽ thực hiện theo.
Nhạc chờ
Phát nhạc đã ghi sẵn ở chế độ chờ để khách hàng có thể nghe quảng cáo. Và khuyến mãi thay vì âm thanh “chu-chu-chu” nhàm chán.
Dịch vụ tổng đài ảo giúp quản lý khách hàng (CRM Mini)
Điều này giúp doanh nghiệp lưu thông tin khách hàng, cuộc gọi, lấy thông tin người gọi. Đồng thời ghi chú, đếm tương tác giúp việc giao tiếp với khách hàng thuận tiện hơn, tối đa hóa tỷ lệ chốt đơn.
Phễu chăm sóc khách hàng
Lọc phễu khách hàng theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ như khách hàng không ký hợp đồng, Khách hàng ký hợp đồng, Khách hàng tiềm năng… để chăm sóc những khách hàng tiềm năng và gia tăng tỷ lệ chốt đơn.
Chuyển hướng cuộc gọi đến số di động của bạn
Tính năng này giúp định tuyến cuộc gọi qua điện thoại riêng của nhân viên khi toàn bộ máy lẻ không có mạng. Và tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng định tuyến cuộc gọi qua điện thoại cá nhân thông thường nếu không có 3g, 4g, wifi. Hoặc nếu bạn phải đi lại nhiều có thể nhờ hệ thống chuyển cuộc gọi qua điện thoại di động của mình để việc CSKH được thuận tiện hơn.
Điều hướng cuộc gọi thông minh
Nó tự động định tuyến các cuộc gọi đến cửa hàng gần nhất, phân phối các cuộc gọi đến các bộ phận chuyên biệt. Đồng thời tiếp nhận và xử lý thông tin, chia nhỏ các đường dây trong phần mở rộng. Và cho phép khách hàng nhấn nút và gặp trực tiếp bộ phận CSKH mà khách hàng cần.
Dịch vụ tổng đài ảo giúp tiếp nhận cuộc gọi, xoay vòng cuộc gọi đi
Một doanh nghiệp có nhiều loại thiết bị chuyển mạch từ nhiều nhà khai thác mạng. Hệ thống tự động chuyển số từ tất cả các cuộc gọi, đến cùng một nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi. Điều này giúp tết kiệm đáng kể cước phí cuộc gọi.
SMS thương hiệu bảo trì tự động bằng tin nhắn
Gửi SMS cho khách hàng của bạn vào các ngày kỷ niệm của họ (sinh nhật, một năm sử dụng, phiếu mua hàng, v.v.) để chăm sóc họ. Điều này giúp cải thiện doanh số bán hàng cũng như mối quan hệ với khách hàng. Ví dụ doanh nghiệp có thể nhắn tin với nội dung “Chúng tôi muốn nói lời cảm ơn hoặc tặng bạn một phiếu giảm giá khuyến mại bổ sung”…
Dịch vụ tổng đài ảo giúp ghi âm cuộc gọi
Mỗi cuộc gọi được thực hiện hoặc nghe từ bất kỳ nhân viên nào đều được ghi lại. Và báo cáo để cải thiện chất lượng dịch vụ, hiểu khách hàng hơn và CSKH tốt hơn.
Nghe gọi trên nhiều thiết bị
Bạn có thể dễ dàng nghe gọi trên PC hay laptop mà không cần dùng đến điện thoại cố định. Dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ tốt cho các hệ điều hành như Android, iOS, chỉ cần 3G/4G hoặc WiFi là bạn có thể sử dụng được và chất lượng rất ổn định.
Dịch vụ tổng đài ảo giúp báo cáo thời gian thực
Tất cả các cuộc gọi đều được ghi âm và báo cáo theo thời gian thực. Điều này giúp việc quản lý báo cáo chi phí hàng tháng, đối chiếu hay xuất hóa đơn. Và quản lý bán hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
Lời kết
Trên đây là các tính năng của dịch vụ tổng đài ảo. Nếu bạn đang cần tìm địa chỉ uy tín để cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cho mình thì Gcalls sẽ là một trong các lựa chọn hoàn hảo nhất cho bạn. Chúng tôi giúp doanh nghiệp kết nối và CSKH khách hàng của mình một cách hiệu quả. Liên hệ ngay với Gcalls để biết thêm chi tiết về gói dịch vụ của chúng tôi nhé!
Vietnamese 
English 
Chinese 
Korean 
Japanese 
Thai