Do tính tiện lợi và những ứng dụng thông minh, hệ thống điện thoại ảo nhanh chóng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy tổng đài ảo và nội bộ có gì khác nhau? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời rõ ràng bạn nhé!
Định nghĩa tổng đài ảo và nội bộ
Tổng đài nội bộ là gì?
Tổng đài nhánh riêng (PBX) hay còn gọi là tổng đài nội bộ ảo là thiết bị đầu cuối kết nối các cuộc gọi liên lạc với nhau. Và kết nối các cuộc gọi song song trên các đường dây thuê bao. Nói cách khác, tổng đài nội bộ của công ty là một mạng điện thoại khác được sử dụng trong cùng một công ty.
Người dùng có thể gọi cho nhau miễn phí khi sử dụng cùng một hệ thống. Ngoài ra, tổng đài nội bộ có thể kết nối các chi nhánh liên lạc tại các khu vực trong khuôn viên.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo, còn được gọi là VoIP, là một loại tổng đài chỉ sử dụng một phần cứng chuyển mạch. Có thể được cài đặt ở nhiều nơi của công ty chia sẻ tài nguyên phần cứng PBX giống nhau. Từ đây, doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để lắp đặt nó.
Với PBX ảo, bạn có thể trả lời các cuộc gọi của khách hàng trực tiếp từ các thiết bị cuối của mình như điện thoại di động; máy tính để bàn; máy tính bảng và điện thoại cố định. Mà bạn không cần phải ở trong văn phòng.
Khi một công ty triển khai hệ thống PBX ảo; công ty không cần duy trì hệ thống quản lý hoặc nhân viên để vận hành hệ thống đó nữa. Yếu tố này của tổng đài ảo giúp các công ty tiết kiệm tối đa chi phí lắp đặt và nhân công.
Cấu hình của tổng đài ảo giúp bạn quản lý hệ thống dễ dàng thông qua giao diện web trực quan.
Sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ
Doanh nghiệp có tổng đài nội bộ phải trả phí lắp đặt và lắp đặt hệ thống tổng đài, tuy nhiên việc sử dụng tổng đài ảo thì hoàn toàn miễn phí. Khi sử dụng hệ thống trao đổi nội bộ, có các chi phí như chi phí bảo trì cho mạng nội bộ. Và chi phí bảo trì cho tổng đài chi nhánh riêng. Kèm theo đó là hệ thống thanh toán khi sử dụng tổng đài nội bộ. Nhưng với tổng đài ảo, mọi thứ đều do nhà cung cấp của bạn xử lý và hoàn toàn miễn phí.
Với PBX nội bộ, các công ty cần một người quản lý hệ thống chuyên dụng. Và thuê một dịch vụ nếu họ muốn thay đổi một số tính năng nhất định của các tiện ích mở rộng. Ngược lại, với tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần gửi một yêu cầu duy nhất đến nhà cung cấp. Để các đơn vị tự làm việc với nhau giải quyết vấn đề mà không phải chịu một khoản chi phí nào.
Trong khi tổng đài nội bộ ảo yêu cầu nhân viên có mặt tại văn phòng trực để nhận và trả lời cuộc gọi; thì tổng đài ảo định tuyến cuộc gọi đến các thiết bị đầu cuối (máy tính, thiết bị di động, v.v.) để họ có thể đặt câu hỏi bất cứ lúc nào.
5 lý do doanh nghiệp của bạn nên chọn giải pháp tổng đài ảo thay vì tổng đài nội bộ
Cài đặt tổng đài ảo nhanh chóng và không tốn kém như tổng đài nội bộ
Sử dụng các giải pháp truyền thống đòi hỏi bạn phải trả chi phí cao cho việc lưu trữ, cài đặt và bảo trì phần cứng đắt tiền. Với các giải pháp PBX ảo, việc lưu trữ, cài đặt và bảo trì do nhà cung cấp xử lý nên bạn sẽ ít tốn kém hơn.
Tổng đài ảo linh hoạt và có thể mở rộng
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng số máy lẻ, chi nhánh và văn phòng. Việc đầu tư tổng đài ảo thay vì tổng đài nội bộ cũng rất dễ dàng. Đơn giản chỉ cần thông báo về việc mở rộng chi nhánh cho các nhà cung cấp của bạn. Đồng thời, trang bị cho họ các thiết bị nghe và cơ sở hạ tầng mạng bổ sung để làm cho hệ thống có thể sử dụng được là mọi chuyện đã hoàn thành.
Tích hợp dễ dàng
PBX cung cấp giải pháp giao tiếp dựa trên internet. Do đó, dữ liệu từ trang tổng quan của nền tảng có thể được tích hợp dễ dàng với các giải pháp của bên thứ ba như CRM; phần mềm POS và phần mềm kế toán. ..
Các chức năng hỗ trợ khác nhau
Tổng đài ảo cung cấp giá trị gia tăng và một số tính năng bổ sung như xếp hàng cuộc gọi; IVR; báo cáo và quản lý cuộc gọi…Điều này có thể cung cấp trải nghiệm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của doanh nghiệp bạn.
Thân thiện với thiết bị di động
Ngày nay, mọi thứ đang dần chuyển sang thiết bị đầu cuối di động, tập trung vào điện thoại thông minh. Do đó, nhiều nhà cung cấp cung cấp ứng dụng điện thoại thông minh cho iOS và Android. Và bạn cũng có thể sử dụng số riêng của mình để kích hoạt chức năng tổng đài điện toán đám mây trên điện thoại thông minh của mình.
Lời kết
Trên đây là các thông tin về sự khác nhau của tổng đài ảo và tổng đài nội bộ. Hy vọng bài viết trên của Gcalls đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về 2 khái niệm này.
Nếu bạn là chủ shop của các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada. Hoặc các doanh nghiệp lớn, nhỏ muốn mở rộng công việc kinh doanh của mình; thì việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại ảo chăm sóc khách hàng là rất cần thiết. Gcalls tự hào là nơi cung cấp các tổng đài ảo với giá cả phải chăng và tư vấn giải pháp phù hợp với khách hàng nhất. Liên hệ với Gcalls ngay để biết thêm thông tin chi tiết nhé!
