Công nghệ đang thay đổi cách mọi người làm việc từ xa như thế nào?

Hơn bất kỳ phần mềm công nghệ nào khác, máy tính đã tạo ra một cuộc cách mạng không chỉ về cách con người làm việc mà còn cả cách thiết lập bộ máy doanh nghiệp. Nơi làm việc không còn là một điểm đến, bao gồm một quãng đường đi làm hỗn loạn, sau đó là tám giờ tại văn phòng. Công nghệ đang giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và ngày càng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu, nhưng nó cũng đang xóa nhòa ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta.

Hình 1. Giao tiếp thế nào khi làm việc từ xa?

Thị trường việc làm cạnh tranh hơn có nghĩa là các nhân viên tiềm năng có thể yêu cầu một môi trường làm việc năng động. Điều này bao gồm một lịch trình linh hoạt hơn và cơ hội làm việc tại nhà. Trên thực tế, “cứ ba thế hệ Millennials (hay còn được biết đến với tên gọi thế hệ Y, bắt đầu từ năm sinh 1981 – 1996) thì có một người… ưu tiên tính linh hoạt của thiết bị sử dụng, sự tự do trên mạng xã hội và khả năng chuyển dịch trong công việc hơn cả lựa chọn mức lương khi chấp nhận lời mời làm việc”. Tự do và tự chủ là ưu tiên hàng đầu của nhân viên hiện đại.

Trước khi có kết nối internet tốc độ cao và máy tính cá nhân giá rẻ, làm việc tại nhà có vẻ khác biệt. Trước đây, chỉ những người ở cấp quản lý, cấp trên mới được tạo cơ hội làm việc tại nhà vì họ được xem là những người có động lực, ý thức cao. Họ không có trách nhiệm phải giải trình công việc như những nhân viên cấp thấp hơn.

Theo một cuộc thăm dò do Reuters tài trợ được thực hiện vào năm 2012, khoảng 17% trong tổng số công nhân đã làm việc tại nhà ít nhất 2 – 3 ngày trong tuần làm việc của họ. Vào năm 2016, con số đó đã tăng lên gần 37%, cho thấy rõ ràng rằng việc làm từ xa không còn dành riêng cho các vị trí quản lý.

Làm thế nào để các doanh nghiệp kiểm soát người lao động từ xa làm việc có trách nhiệm?

Sự gia tăng cơ hội làm việc từ xa một phần là do các ứng dụng và phần mềm, cho phép người sử dụng lao động theo dõi thời gian và năng suất làm việc của nhân viên. Work Examiner, Veriato, InterGuard, Gcalls,… là tất cả các lựa chọn phổ biến đã được hàng nghìn công ty trong nhiều ngành khác nhau áp dụng. Mặc dù những công cụ này có thể mang lại cho các doanh nghiệp cảm giác an toàn và yên tâm rằng những người làm việc từ xa đang tiếp tục làm việc, nhưng chúng cũng có thể “ăn mòn” tinh thần của nhân viên.

Người sử dụng lao động cần phải nghiên cứu để tìm ra sự cân bằng giữa việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp hay tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy được tin cậy và mình có giá trị. Đối với nhân viên, có một ranh giới nhỏ giữa quản lý và bị theo dõi mà các doanh nghiệp cần phải biết trước khi triển khai phần mềm giám sát/quản lý.

Có lẽ lợi thế lớn nhất của công nghệ trong môi trường làm việc hiện đại là khả năng trao đổi trong thời gian làm việc giữa các đồng nghiệp và cộng tác viên từ khắp nơi trên thế giới. Tùy thuộc vào sự khác biệt về thời gian, kiểu trao đổi này có thể không phải lúc nào cũng diễn ra trong giờ làm việc bình thường. Có thể sử dụng các công cụ giao tiếp và trao đổi ở cấp độ doanh nghiệp ngay chính trong nhà của bạn, tạo ra nhiều cơ hội hơn để kết nối với các đồng nghiệp/cộng tác viên khác trên thế giới.

Tại sao các doanh nghiệp muốn có một lực lượng lao động từ xa?

Đối với các doanh nghiệp, lực lượng lao động từ xa cũng có thể đồng nghĩa với việc giảm đáng kể chi phí chung. Bạn không còn phải trả tiền cho không gian văn phòng, đồ nội thất và các tiện nghi khác để điều hành một công ty đẳng cấp thế giới. Trên thực tế, một máy tính với kết nối internet là đủ để cả hai có thể làm việc từ xa và bắt đầu công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Với khả năng tiếp cận nhiều hơn với phần mềm chất lượng, máy tính và bộ nhớ lưu trữ mạnh mẽ, các rào cản đối với tinh thần làm việc tiếp tục được loại bỏ.

Công cụ đáp ứng công việc của các nhân viên từ xa đã trở thành một tài sản quan trọng, đến mức các công ty hiện đại đang đầu tư nhiều hơn bao giờ hết vào việc chuyển đổi sang các giải pháp dựa trên đám mây. Nó cho phép nhân viên thuận tiện sử dụng một điểm truy cập duy nhất từ bất kỳ vị trí nào có tín hiệu internet. Cho dù bạn đang làm việc trên máy tính bảng trong quán cà phê hay ngồi máy tính trong văn phòng, trải nghiệm người dùng hoàn toàn giống nhau.

Hình 2. Áp dụng giải pháp dựa trên đám mây cho tất cả các thiết bị

Khả năng làm việc từ xa cũng tốt cho tinh thần của nhân viên. Người ta thường cho rằng việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà sẽ làm giảm năng suất. Mặc dù vậy, một số công ty sử dụng nhân viên từ xa nghĩ rằng bất kỳ sự giảm sút nào trong sản xuất sẽ được bù đắp bằng chi phí chung thấp hơn, do đó cuối cùng, không có lỗ ròng.

• Ví dụ thực tế đến từ khách hàng của Gcalls – Công ty chuyên cung cấp giải pháp phần mềm tổng đài (Công nghệ dựa trên đám mây). Khách hàng này là một công ty Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO-Business Process Outsourcing) và khách hàng của họ 100% là người nước ngoài (Mỹ, Canada, Philippines,…). Hiện đội ngũ nhân viên tư vấn nằm rải rác ở nhiều nước như Việt Nam, Philippines,… Bài toán đặt ra, làm sao để tất cả các nhân viên đều có thể sử dụng 1 đầu số tổng đài của doanh nghiệp để gọi tư vấn hay khách hàng ở các nước đều có thể gọi vào và nhà quản lý có thể theo dõi được hết dữ liệu cuộc gọi, hiệu suất làm việc khi nhân viên không ở ngay tại công ty?

Nhân viên làm việc tại nhà có năng suất hơn không?

Đó là lý do tại sao có thể khiến một số người ngạc nhiên rằng những người làm việc tại nhà thực sự có năng suất cao hơn, ít có khả năng bỏ việc hơn và báo cáo mức độ hài lòng trong công việc tốt hơn. Một nghiên cứu điển hình cho thấy rằng những nhân viên làm việc tại nhà trong thời gian 9 tháng có năng suất cao hơn 13,5% so với những người làm việc tại văn phòng của họ. Một cuộc khảo sát khác cho thấy 91% người làm việc từ xa tin rằng họ có năng suất cao hơn khi làm việc tại nhà.

Sự thật là văn phòng gây mất tập trung hơn nhiều so với những gì mà cả nhân viên và người sử dụng lao động đều nhận ra. Thực tế, việc phải ngồi làm việc tại văn phòng là một trong mười nguyên nhân giết chết năng suất lao động hàng đầu. Thêm đồng nghiệp phiền nhiễu và gây rối, các cuộc họp vô nghĩa, các bữa ăn nhẹ. Nhưng chúng ta cũng không thể phủ nhận rằng, môi trường làm việc công sở đôi khi rất cần thiết, nó giúp mọi người giao tiếp tốt hơn, dễ dàng trao đổi hơn và chia sẻ với nhau những câu chuyện xoay quanh cuộc sống hàng ngày.

Một ảnh hưởng thú vị khác mà công nghệ đã ảnh hưởng đến những người làm việc tại nhà là họ ít giao tiếp với người quản lý hơn, nhưng họ làm điều đó một cách ngắn gọn hơn. Thay vì người quản lý phải liên tục kiểm tra hoặc thậm chí ghé qua văn phòng nói chuyện trực tiếp, những người làm việc từ xa có xu hướng củng cố thư từ của họ để không phải trao đổi nhiều lần. Các giải pháp công nghệ dựa trên đám mây và các công cụ hỗ trợ cũng giúp khuyến khích phương pháp giao tiếp này được diễn ra hợp lý.

• Trở lại bài toán ở trên, Gcalls đã cung cấp cho Doanh nghiệp này một Giải pháp Phần mềm Tổng đài kết nối Đầu số nước ngoài. Nơi mà bất kỳ nhân viên dù ở bất kỳ đâu trên thế giới hay thời gian nào chỉ cần kết nối với Internet được thì đều có thể truy cập vào để làm việc từ xa một cách dễ dàng. Và nhà quản lý hoàn toàn có thể theo dõi được 100% dữ liệu cuộc gọi, bảng biểu báo cáo thống kê từ những con số thực. Đặc biệt, đội ngũ Support của Gcalls vẫn có thể hỗ trợ nhân viên xử lý lỗi hay hướng dẫn từ xa khi được báo sự cố. Một giải pháp quá tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho nhân viên và cả doanh nghiệp.

Đâu là ranh giới giữa công việc và cuộc sống ở nhà?

Mặc dù công nghệ đã giúp làm việc tại nhà dễ dàng hơn, nhưng nó cũng đã làm mờ ranh giới giữa cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta. Đối với một số người, không có thời gian di chuyển và làm việc tại nhà có nghĩa là những ngày làm việc trôi chảy không có đầu và cuối rõ ràng. Công nghệ có thể cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn, nhưng nó cũng có thể chuyển thành thời gian làm việc dài hơn.

Hình 3. Đôi khi thời gian hay những thứ thuộc về cá nhân không được phân biệt rõ ràng khi làm việc từ xa.

Những người làm việc từ xa không phải lo lắng về thời gian đi làm, nhưng họ thường kết thúc công việc trong khoảng thời gian họ sẽ lái xe đi về. Họ cũng có nhiều khả năng làm việc suốt bữa trưa và bỏ qua các giờ giải lao. Ngoài ra, những nhân viên làm việc từ xa có xu hướng làm việc ngay cả khi họ bị ốm. Thay vì gọi đến xin phép nghỉ ngơi thì họ lại chọn tiếp tục làm việc hiệu quả.

Đây có thể là một tin tốt cho các nhà tuyển dụng, nhưng nó cũng nói lên điều gì đó về người lao động hiện đại. Làm việc từ xa có thể đi kèm với một danh sách dài các lợi ích cho cả người sử dụng lao động và người lao động, bên cạnh đó vẫn còn có một số nhược điểm nhất định như đã chia sẻ ở trên.