Dịch vụ tổng đài ảo là gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp đặt ra. Các chức năng của tổng đài ảo hiện vẫn còn khá mơ hồ. Chính vì vậy tổng đài thời công nghệ 4.0 vẫn chưa được áp dụng phổ biến. Thế nhưng, giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp chính là cách để bạn “đi trước thời đại” và vượt xa đối thủ trong công tác quản lý doanh nghiệp và thu hút khách hàng. Cụ thể ra sao? Cùng tìm hiểu ngay bạn nhé!
Hệ thống tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một trong những dịch vụ điện thoại được áp dụng công nghệ sử dụng Internet trên nền mạng thay cho việc sử dụng đường dây điện thoại được kéo từ hệ thống bưu điện như trước. Các công ty khi quyết định sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thì có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, cụ thể là:
- Trên điện thoại IP
- Trên máy tính
- Trên hệ thống Smartphone
Những lợi ích từ dịch vụ tổng đài ảo là gì?
Chi phí đầu tư là rất nhỏ
Doanh nghiệp sẽ không cần phải bỏ ra chi phí để đầu tư bất kỳ một hệ thống nào. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng không cần sử dụng những đường truyền điện thoại được kéo dài từ bưu điện giống như các hệ thống tổng đài thông thường. Công ty của bạn cũng không cần phải duy trì các nhân sự để thực hiện công việc quản lý tổng đài. Khi đó, tổng đài được cài đặt để tiến hành trả lời tự động.
Dễ dàng để doanh nghiệp có thể sử dụng
Các khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng hệ thống mạng nội bộ LAN được có sẵn; hoặc doanh nghiệp cũng có thể sử dụng mạng 3G và Wifi. Khi đó, công ty của bạn sẽ không mất chi phí để tiến hành liên lạc giữa những thiết bị điện thoại trong nội bộ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ không mất quá nhiều phí để liên lạc ra bên ngoài. Chi phí liên lạc cũng sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể.
Quản trị dễ dàng hơn
Quản trị hệ thống và thiết lập cấu hình của của hệ thống tổng đài ảo sẽ được thực hiện thông qua mạng lưới Internet trên các trình duyệt web.
Dễ dàng để lưu trữ
Hệ thống tổng đài ảo, sở hữu nhiều tính năng điện thoại tiên tiến, ví dụ như hiển thị cuộc gọi đến và cuộc gọi đi; hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ các cuộc gọi và tin nhắn thoại. Hệ thống tổng đài ảo cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nghe gọi giữa ba hệ thống máy điện thoại với nhau; giúp chuyển cuộc gọi đến số máy của cá nhân và hỗ trợ chặn chặn cuộc gọi đến đối với những số điện thoại doanh nghiệp không muốn nhận.
Doanh nghiệp của bạn cũng sẽ dễ dàng tùy biến dựa theo nhu cầu
Cụ thể, công ty của bạn sẽ dễ dàng thêm những thiết bị đầu cuối nếu như chúng ta có nhu cầu Cần thêm một vài thiết bị điện thoại nữa để liên lạc trong nội bộ hoặc liên lạc với khách hàng.
Hệ thống tổng đài ảo được tích hợp với nhiều phần mềm
Cụ thể, hệ thống tổng đài sẽ có thể dễ dàng được tích hợp với những chức năng điện thoại dựa vào số chủ gọi CallerID để tiến hành truy vấn các thông tin khác nhau, click to call, … với các phần mềm khác mà công ty của bạn sử dụng như CRM.
Tìm hiểu thêm về lĩnh vực cung cấp tổng đài ảo cho doanh nghiệp
GCALLS – Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo tốt nhất
So với mặt bằng chung trên thị trường hiện nay, GCALLS hiện đang là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo với hàng loạt những tính tính năng tối ưu bậc nhất. Khi lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo tại GCALLS, doanh nghiệp sẽ được phép thực hiện những chức năng cơ bản giống như một tổng đài thực thụ; ví dụ như các tính năng về hệ thống liên lạc, thiết lập nhiều đầu số khác nhau IVR và thực hiện tự động rẽ nhánh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ có thể set up được thời gian làm việc voicemail ngoài giờ làm việc hoặc voicemail những lúc nhân viên bận. Đến với GCALLS, doanh nghiệp cũng sẽ có thể được hỗ trợ trong việc quản lý hàng đợi; quản lý các số hotline và lời chào đến với khách hàng.
Khi đến với GCALLS, doanh nghiệp sẽ được thiết lập một hệ thống tối ưu; giúp nhân viên của công ty được linh hoạt trong việc chuyển tiếp cuộc gọi. Bên cạnh đó, công ty của bạn cũng sẽ có thể lựa chọn được các số điện thoại gọi ra bằng tay; tự động quay số và tiến hành xem lịch sử liên hệ với khách hàng. Những tính năng cần thiết API cũng sẽ được hỗ trợ.
Bên cạnh đó, dịch vụ tổng đài ảo tại GCALLS sẽ giúp các bạn báo cáo thống kê, quản lý đội ngũ hệ thống nhân viên và thiết lập tính năng nghe lén cuộc gọi để kiểm tra về chất lượng của cuộc gọi. Có thể nói, một gói dịch vụ tổng đài ảo tại GCALLS hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp của bạn trải nghiệm gần như đầy đủ những tính năng của một tổng đài ảo tích hợp tích hợp CRM chuyên nghiệp nhất hiện nay với mức giá thành tương đối phải chăng.
Liên hệ ngày hôm nay để được tư vấn sớm nhất bạn nhé!
