Tổng đài IP hiện đang là một trong những từ khóa được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Tổng đài IP luôn dẫn đầu về số lượng người quan tâm và sử dụng trong mỗi năm. Chính vì điều đó mà chúng dần trở thành một trong những công cụ không thể thiếu trong công cuộc cải tiến và phát triển doanh nghiệp. Vậy tổng đài IP, VOIP là gì, mức giá ra sao, rẻ hay mắc và cấu hình như thế nào? Cùng GCALLS khám phá ngay qua bài viết sau đây nhé!
Tổng đài IP và VOIP là gì?
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP được hiểu là tổng đài điện thoại hoạt động dựa trên nền tảng internet và sử dụng mạng mà không cần bất kỳ một loại đường dây riêng nào khác. So với tổng đài truyền thống cũ trước đây thì tổng đài IP mang đến nhiều trải nghiệm sử dụng và các tính năng hiện đại hơn:
- Sử dụng chung trên nền tảng internet
- Ghi âm cuộc gọi, và nghe file ghi âm
- Trả lời tự động IVR
- Phân phối cuộc gọi thông minh
- API kết nối với các phần mềm CRM, ERP …
- Kiểm tra báo cáo lịch sử cuộc gọi
Tổng đài IP thực chất chính là tổng đài điện thoại VOIP và sử dụng nền mạng LAN /MAN/ WAN hay mạng Internet. Chúng vận hành dựa trên việc sử dụng các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet) kèm theo đó là thông tin được mã hoá âm thanh.
Các cuộc gọi này thực việc bằng việc cho phép sử dụng công nghệ tổng đài VOIP.
Cấu hình tổng đài VOIP là gì?
Tổng đài VOIP là dịch vụ điện thoại sử dụng nền tảng chủ yếu là IP nhằm thực hiện các cuộc gọi bất kỳ nào đó trên khắp thế giới. Chỉ cần một vài thao tác lắp đặt đơn giản cùng kết nối Internet là doanh nghiệp có thể thoải mái sử dụng tổng đài IP và VOIP mà không cần phải lo lắng đến bất kỳ vấn đề nào khác.
Dịch vụ này được cài đặt theo cách mà các doanh nghiệp sẽ được trang bị điện thoại tổng đài IP hoặc sử dụng các điện thoại analog hiện có được kết nối với các thiết bị cổng VoIP. Sau đó, nhà cung cấp dịch vụ sẽ bàn giao phần mềm và định cấu hình chúng để kết nối với cơ sở hạ tầng của họ. Vì vậy bạn có thể sử dụng PBX ảo một cách thoải mái như PBX thực mà không cần đầu tư vào hệ thống PBX vật lý đắt tiền.
Tổng đài VOIP cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại đến bất kỳ điện thoại nào sử dụng phần mềm. Nhờ sử dụng công nghệ Thoại qua IP (VOIP), giọng nói có thể được truyền qua Internet thay vì hệ thống PSTN truyền thống. Ngoài ra, điện thoại VoIP có thể là điện thoại dựa trên phần mềm đơn giản. Nó cũng có thể là một thiết bị phần cứng trông giống như một chiếc điện thoại thông thường khác.
Ưu, nhược điểm của tổng đài IP, VOIP là gì?
Công nghệ dù tân tiến đến đâu nhưng chắc chắn vẫn sẽ có ưu nhược điểm riêng? Vậy ưu nhược điểm của tổng đài IP và VOIP là gì? Cùng tìm hiểu nhé!
Ưu điểm của tổng đài IP, VOIP là gì?
Việc thiết lập tổng đài VoIP rất dễ dàng và không yêu cầu phần cứng hoặc dây cáp. Công nghệ này thường được cung cấp bởi các đơn vị cung cấp phần mềm tổng đài và bạn chỉ cần có đường truyền internet, máy tính và tai nghe tổng đài là có thể sử dụng được. Bảo trì hoặc nâng cấp cũng là trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm.
Cùng với đó là lợi ích mà bạn tiết kiệm được thêm chi phí đầu tư phần cứng ban đầu, chi phí bảo trì hệ thống hàng năm, chưa kể đến việc phụ thuộc vào một hệ thống có sẵn và yêu cầu một kỹ sư riêng để quản lý thiết bị này.
Đầu số điện thoại được cài đặt linh động
Đầu số điện thoại tổng đài với cấu hình VOIP, IP được coi là số ảo có thể nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào miễn là có internet.
Các chức năng của tổng đài IP và VOIP vô cùng đa dạng
Các tính năng nâng cao cho phép bạn thiết lập tổng đài của công ty, bao gồm: cài đặt lời chào, thông báo, chuyển cuộc gọi đến các phòng ban, chuyển cuộc gọi đến số khác,…
Hiệu suất làm việc và quản lý được cải thiện khi sử dụng cấu hình tổng đài IP và VOIP
Tổng đài VoIP cho phép lưu trữ dữ liệu cuộc gọi cho mục đích quản trị. Cũng giống như việc bạn quản lý một website, muốn lưu trữ dữ liệu của website thì bạn cần thuê web host cho website đó.
VOIP cho phép bạn truy cập dữ liệu bất cứ lúc nào. Công nghệ này khắc phục được điểm yếu của tổng đài truyền thống khi doanh nghiệp không thể kiểm soát hay nắm bắt dữ liệu cuộc gọi.
Truy cập vào các phần mềm quản trị như CRM, HRM,..
Chức năng chính của tổng đài VoIP vẫn là thực hiện và nhận các cuộc gọi đến. Ngoài ra, tổng đài VoIP có thể tích hợp với phần mềm CRM, HRM để dễ dàng chuyển dữ liệu cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
Nhược điểm của tổng đài IP, VOIP là gì?
Tổng đài VoIP yêu cầu bạn phải có đường truyền internet ổn định, tốc độ cao để đảm bảo tín hiệu vào ra rõ ràng và nhiều tiện ích hơn.
Cái này bạn có thể dùng qua cable modem, FiOS (Fiber Optic Service), T1, DSL (Digital Subscriber Line) v.v… dùng wifi sẽ ổn định hơn.
Bạn cũng phải có bộ định tuyến VOIP (bộ điều hợp VOIP) hoạt động như một thẻ ATA (Bộ điều hợp đầu cuối tương tự) hoặc thẻ VOIP để giúp công ty của bạn sử dụng SIP trunks.
Không chỉ dừng lại ở đó, chất lượng sử dụng cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi kỹ thuật nén nếu chúng ta muốn tiết kiệm dung lượng đường truyền. Việc nén dung lượng càng thấp thì kỹ thuật đòi hỏi cần phải có kỹ thuật vô cùng phức tạp, dẫn đến chất lượng không cao như mong đợi.
Tổng đài
Tổng đài IP và VOIP thật sự là những công cụ tiện ích cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng chỉ thực hiện hết công suất và mang lại hiệu quả cao nếu chúng ta hiểu rõ được đặc điểm của chúng. Tổng đài IP và VOIP giá rẻ hay không đều sẽ phụ thuộc vào khả năng làm việc và chất lượng mà chúng mang lại cho doanh nghiệp.
Hy vọng những thông tin vừa rồi mà GCALLS chia sẻ sẽ giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích liên quan đến tổng đài IP và VOIP là gì, cấu hình, ra sao, giá rẻ hay không?
GCALLS, dịch vụ chăm sóc khách hàng thuê ngoài tốt nhất trên thị trường hiện nay. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào nhé!
