Auto call (auto answer) là một công nghệ tự động gọi điện thoại đến các số điện thoại được cài đặt sẵn để thực hiện các tác vụ. Cụ thể như tiếp thị, bán hàng hay cập nhật thông tin khách hàng. Công nghệ này được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức để tăng hiệu quả tiếp thị và quản lý khách hàng. Vậy phần mềm auto call (auto answer) dùng để gọi điện, phân tích dữ liệu cuộc gọi là gì? Nó có lợi ích gì? Mời bạn cùng Gcalls tìm hiểu nhé!
Phần mềm auto call (auto answer) dùng để gọi điện, phân tích dữ liệu cuộc gọi là gì?
Định nghĩa phần mềm auto call (auto answer)
Phần mềm auto answer hay auto call là một ứng dụng được thiết kế để tự động gọi điện đến một danh sách các số điện thoại được cài đặt trước đó. Và trả lời cuộc gọi khi được kết nối với người nhận cuộc gọi. Phần mềm này thường được sử dụng để thực hiện các tác vụ tự động hóa trong kinh doanh. Cụ thể như tiếp thị, bán hàng hay hỗ trợ khách hàng.
Khi được kết nối với người nhận cuộc gọi, phần mềm auto answer sẽ tự động phát âm các câu chào hỏi. Hoặc thông báo theo kịch bản đã được thiết lập trước đó. Nếu người nhận cuộc gọi muốn nói chuyện với một nhân viên của doanh nghiệp, họ có thể được chuyển tiếp đến bộ phận tương ứng thông qua hệ thống IVR. Hoặc được yêu cầu để để lại tin nhắn.
Lý do doanh nghiệp cần đến phần mềm auto call (auto answer)
Phần mềm auto answer gọi điện được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ khách hàng, chăm sóc sức khỏe và tài chính. Nó giúp cho các doanh nghiệp tăng tốc độ. Và hiệu quả trong việc tiếp cận khách hàng. Cũng như xử lý các cuộc gọi đến một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Với auto call, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nhân lực trong việc gọi điện thoại đến khách hàng. Đồng thời tăng tốc độ và khả năng tiếp cận khách hàng. Bằng cách tự động gọi điện, công nghệ này giúp cho các doanh nghiệp có thể tiếp cận hàng ngàn khách hàng chỉ trong một thời gian ngắn.
Tuy nhiên, auto call cũng đôi khi gây ra những phiền toái cho khách hàng. Đặc biệt là khi số điện thoại của họ bị lạm dụng hoặc bị gọi quá nhiều lần mà không muốn. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải áp dụng công nghệ này một cách thông minh. Và tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng.
Cơ chế hoạt động của phần mềm auto answer
Danh sách số điện thoại
Người dùng phải tạo hoặc nhập danh sách các số điện thoại mà họ muốn gọi. Danh sách này có thể được nhập từ một tệp tin hoặc được tạo trong phần mềm.
Cài đặt thông tin cuộc gọi của phần mềm auto answer
Sau khi danh sách số điện thoại được tạo, người dùng phải thiết lập các thông tin liên quan đến cuộc gọi. Cụ thể là bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc gọi, nội dung cuộc gọi, số lần gọi lại nếu không trả lời được,…
Gọi điện tự động
Phần mềm sẽ bắt đầu tự động gọi đến từng số điện thoại trong danh sách. Nếu cuộc gọi được kết nối, nội dung cuộc gọi đã được thiết lập sẽ được phát ra. Nếu không trả lời được, phần mềm có thể lặp lại cuộc gọi sau một khoảng thời gian được thiết lập trước.
Chuyển hướng cuộc gọi của phần mềm auto answer
Nếu người nhận cuộc gọi muốn nói chuyện với một nhân viên của doanh nghiệp, họ có thể được chuyển tiếp đến bộ phận tương ứng thông qua hệ thống IVR. Hoặc được yêu cầu để lại tin nhắn.
Ghi lại thông tin của phần mềm auto answer
Phần mềm cũng có thể ghi lại các thông tin liên quan đến cuộc gọi. Chẳng hạn như thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc gọi, kết quả cuộc gọi (đã trả lời, không trả lời, bận,…). Và bất kỳ thông tin khác liên quan đến cuộc gọi.
Tính năng của Auto call là gì?
Tính năng của Auto call tập trung vào việc tạo ra sự tự động hóa trong quá trình gọi điện thoại. Và giúp tiết kiệm thời gian và năng lực của doanh nghiệp. Một số tính năng phổ biến của Auto call bao gồm:
- Tự động phát âm cuộc gọi theo kịch bản đã được thiết lập.
- Chuyển tiếp cuộc gọi đến bộ phận tương ứng thông qua hệ thống IVR. Hoặc menu điều hướng giúp tối ưu hóa quy trình hỗ trợ khách hàng.
- Lặp lại cuộc gọi tự động sau một khoảng thời gian được thiết lập nếu cuộc gọi không được trả lời hoặc bận.
- Quản lý danh sách số điện thoại và lịch sử cuộc gọi. Nhằm mục đích phân tích và đánh giá hiệu quả của chiến dịch gọi điện.
- Tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu để đưa ra các thông tin hữu ích về khách hàng
- Ghi âm cuộc gọi để phục vụ cho mục đích đánh giá. Và đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng.
Top 5 lợi ích của phần mềm auto call (auto answer) dùng để gọi điện, phân tích dữ liệu cuộc gọi là gì?
Dưới đây là 5 lợi ích của phần mềm auto answer gọi điện đối với các doanh nghiệp:
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Phần mềm auto answer giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Cũng như nhân lực trong việc tiếp nhận và xử lý cuộc gọi đến từ khách hàng. Với phần mềm này, các cuộc gọi có thể được trả lời tự động. Và giúp cho các doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ khác trong công việc.
Tăng tính khả dụng
Với phần mềm auto answer, các doanh nghiệp có thể hoạt động 24/7 để tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng. Dù bất kể thời gian nào trong ngày. Điều này giúp tăng tính khả dụng của doanh nghiệp. Và tăng cơ hội tiếp cận khách hàng.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với phần mềm auto answer, các khách hàng có thể được tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi của mình một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và tăng khả năng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.
Tăng hiệu quả tiếp thị
Phần mềm auto answer cung cấp cho các doanh nghiệp một công cụ mạnh mẽ để tiếp cận khách hàng. Và thực hiện các chiến dịch tiếp thị. Điều này giúp tăng hiệu quả tiếp thị và tăng doanh số bán hàng.
Quản lý cuộc gọi hiệu quả
Phần mềm auto answer giúp các doanh nghiệp quản lý cuộc gọi từ khách hàng một cách hiệu quả. Các cuộc gọi có thể được ghi lại và lưu trữ để phân tích và đánh giá sau này. Nên giúp các doanh nghiệp cải thiện quá trình tiếp nhận cuộc gọi. Và tăng hiệu quả trong việc quản lý khách hàng.
Nên sử dụng dịch vụ auto answer, auto call của đơn vị nào?
Sử dụng dịch vụ auto answer và auto call của Gcall là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá quá trình gọi điện thoại. Với giá thành phải chăng, các doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng tiên tiến như tự động gọi điện. Cũng như tự động phân loại cuộc gọi và lưu trữ thông tin cuộc gọi. Chất lượng của dịch vụ cũng được đảm bảo bởi hệ thống công nghệ hiện đại và đội ngũ nhân viên hỗ trợ chuyên nghiệp của Gcall.
Điều này giúp cho các doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí. Mà còn tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng và cải thiện quá trình quản lý thông tin cuộc gọi điện thoại. Với dịch vụ tổng đài ảo của Gcall, các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ và tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính của mình để đạt được hiệu quả cao nhất.
