- Xây dựng team làm việc từ xa là “Kinh doanh thông minh”.
- Lực lượng lao động từ xa có thể cắt giảm chi phí chung, tăng năng suất và nâng cao hiệu quả của nhân viên.
- Tốt hơn, nó có thể tạo ra nhiều “Nhân viên hạnh phúc”, làm việc hiệu quả hơn.
- Điều này dẫn tới việc trải nghiệm khách hàng tốt hơn và tăng lợi nhuận.
Và ai lại không muốn điều đó? Hãy cùng tìm hiểu một số chi tiết về việc xây dựng team làm việc từ xa, bao gồm một số công cụ giúp công việc từ xa thực hiện dễ dàng hơn.
Tạo cảm giác hoàn hảo
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng một lực lượng làm việc từ xa có ý nghĩa hoàn hảo. Họ cần những ưu điểm mà họ có thể đạt được. Đó là lý do tại sao ngày càng có nhiều doanh nghiệp xây dựng đội ngũ quan tâm đến việc xây dựng team làm việc từ xa.
Chìa khóa để xây dựng lực lượng lao động từ xa hiệu quả, năng suất đó chính là công nghệ. Nhờ những bước tiến lớn về công nghệ, lực lượng làm việc từ xa đã có một bước tiến nhảy vọt.
Nếu bạn đang nghĩ về lực lượng lao động từ xa, cùng Gcalls tìm hiểu một số công nghệ hỗ trợ chính mà có thể bạn sẽ cần. Chúng sẽ giúp bạn tạo một công cụ hiệu quả với chi phí tối ưu:
Công nghệ chủ chốt
Các doanh nghiệp có thể quản lý các thiết bị kỹ thuật số được giao cho nhân viên bằng cách sử dụng sáu công nghệ hỗ trợ chính sau:
- VPN — Mạng riêng ảo là công nghệ quan trọng nhất. Nó cung cấp một kênh liên lạc an toàn thông qua các kết nối Internet công cộng.
- VoIP — Giao thức thoại qua Internet cắt giảm chi phí liên lạc và tăng tính linh hoạt của nhóm. Với VoIP, nhân viên có thể truy cập các cuộc gọi điện thoại văn phòng của họ từ mọi nơi, gửi tin nhắn tức thì, chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại di động, hội nghị từ xa với khách hàng và đồng nghiệp, v.v
Giải pháp tổng đài ảo VoIP
Giải pháp công nghệ VoIP ngày càng phổ biến hơn với các công ty cần hệ thống tổng đài chuyên nghiệp giao tiếp với khách hàng chứ không dừng lại ở việc giao tiếp nội bộ. Và nhân viên của bạn vẫn hoàn toàn có thể gọi điện hay nhận cuộc gọi từ khách hàng mọi lúc, mọi nơi một cách chuyên nghiệp. Đó chính là giải pháp tổng đài ảo VoIP.
- Data Backup/Recovery — Việc giữ an toàn cho dữ liệu quan trọng là một thách thức. Vì vậy, hãy đảm bảo những người làm việc từ xa có quyền truy cập vào các phần mềm sao lưu. Họ cũng nên có một hệ thống sao lưu thứ cấp. Cùng họ xem lại các cách giải quyết để đảm bảo rằng dữ liệu vẫn đang được sao lưu.
- An ninh mạng (Network Security) — An ninh mạng là điều tối quan trọng. Việc bị tấn công có thể khiến bạn mất nhiều tiền và tạo ra nhiều tin xấu từ báo chí. Tin tặc cũng có thể cản trở hiệu quả và năng suất.
- Phần mềm diệt Virus — Một tính năng khác phải có. Hầu hết các PC đều đạt tiêu chuẩn với khả năng bảo vệ tường lửa và chống vi-rút. Nâng cấp lên các giải pháp bảo mật hiệu quả cho doanh nghiệp. Và luôn cập nhật các thông tin cập nhật.
- Các công cụ giao tiếp qua công nghệ — Đây là chìa khóa để tăng năng suất và hiệu quả của nhân viên. Hãy nghĩ đến các ứng dụng như gọi nội bộ của phần mềm tổng đài Gcalls, SharePoint, Microsoft LyncLinc và GoToMeetingGoTo Meeting. Lực lượng làm việc từ xa sẽ “chết trong nước” nếu không có những thứ này.
Sáu công nghệ trên là “xương sống” của một hệ thống lực lượng lao động từ xa tốt. Đảm bảo rằng nhóm CNTT của bạn có chuyên môn về tất cả chúng cũng như về công nghệ băng thông rộng.
Các công nghệ hỗ trợ khác giúp xây dựng team làm việc từ xa hiệu quả
Mặc dù những công nghệ này không quan trọng như những công nghệ ở trên, nhưng chúng vẫn quan trọng đối với lực lượng làm việc từ xa:
- Công nghệ đám mây — Tối ưu hóa đám mây ngày càng trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp ngày nay. Nhiều công ty đang chuyển đổi sang đám mây để dễ dàng truy cập bên ngoài văn phòng. Phần mềm máy tính, ứng dụng di động tương thích là điều bắt buộc.
Công nghệ đám mây kết nối dữ liệu mọi lúc, mọi nơi
- Home Office — Nhân viên làm việc tại nhà cần có kỹ thuật văn phòng tốt. Đừng bỏ qua máy tính xách tay, máy tính bảng và máy in. Một tai nghe chất lượng cao cũng rất quan trọng trong việc giao tiếp nội bộ hay giao tiếp với khách hàng.
- Phần mềm quản lý — Bạn vẫn sẽ cần các công cụ phản hồi và giao tiếp để quản lý nhân viên từ xa. Các công cụ quản lý dự án, như Basecamp, 15Five hay các công cụ quản lý tổng đài như Gcalls Plus Webphone dựa trên đám mây thay thế báo cáo thủ công.
Bảng báo cáo chi tiết theo Gcalls tích hợp Google Data Studio
- Ứng dụng theo dõi thời gian — Công nghệ phần mềm thẻ thời gian giúp theo dõi những người làm việc từ xa (và những nhân viên làm việc ngoài công trường khác). Nó gửi dữ liệu trực tiếp đến nhân viên nhân sự tính lương, tiết kiệm thời gian và cắt giảm các thủ tục giấy tờ.
Xây dựng team làm việc từ xa có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh mà bạn cần để tồn tại trong thị trường khắc nghiệt ngày nay. Điều quan trọng là kết hợp các công nghệ phù hợp với đúng người. Nó sẽ hỗ trợ tạo ra một lực lượng lao động từ xa để cắt giảm chi phí, tăng năng suất và tạo ra trải nghiệm khách hàng xây dựng thương hiệu.
Gcalls là công ty chuyên cung cấp tổng đài voip và đặc biệt là gói giải pháp phần mềm tổng đài cho các doanh nghiệp. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, dễ cài đặt, dễ vận hành và còn nhiều tính năng khác. Setup nhanh chỉ trong vòng 10 phút.
Gcalls là giải pháp phần mềm số hoá hệ thống điện thoại của doanh nghiệp, có khả năng tích hợp với nhiều phần mềm khác, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu khách hàng và cuộc gọi, dễ dàng đánh giá KPI của đội ngũ bán hàng và CSKH, từ đó tăng doanh thu và nâng cao dịch vụ.
