Chăm sóc khách hàng là nhiệm vụ quan trọng với bất cứ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ. Việc xây dựng một quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp để xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng sẽ là nền tảng phát triển doanh nghiệp. Và một trong những cách thức thường được các doanh nghiệp áp dụng để nâng cao cho chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng chính là đăng ký tổng đài ảo (hay lắp đặt dịch vụ thoại trên nền tảng IP). Vậy việc đăng ký số tổng đài ảo chăm sóc khách hàng mang đến những lợi ích gì và cách đăng ký như thế nào? Mời bạn cùng đọc bài viết dưới đây nhé!
Giải pháp tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo (hay còn gọi là tổng đài số là hệ thống chuyển mạch điện thoại thông qua kết nối IP) thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài bằng cách sử dụng giao thức Internet và thường được áp dụng trong công ty, nhà hàng, bệnh viện,… Với hệ thống tổng đài này, các dữ liệu như giọng nói, Email, Social Media được truyền qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.
Đăng ký số tổng đài ảo chăm sóc khách hàng là dịch vụ thoại trên trên nền tảng IP giúp các doanh nghiệp có được cuộc gọi chất lượng cao cũng như tiết kiệm được chi phí. Đồng thời cho phép nhận cuộc gọi của khách hàng ở bất kỳ đâu đến các thiết bị đầu cuối khác nhau như điện thoại bàn IP Phone, di động, hay máy tính bảng, máy tính.
Lợi ích của việc đăng ký số tổng đài ảo chăm sóc khách hàng
Tổng đài ảo xuất hiện nhằm giải quyết những khó khăn mà các doanh nghiệp đang gặp phải, cũng như mang lại những lợi ích nhất định trong việc chăm sóc khách hàng.
Tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên
Doanh nghiệp có danh sách khách hàng lớn với nhu cầu gọi, nhắn tin hàng loạt như thông báo sự kiện, nhắc nhở khách hàng, gửi tin nhắn OTP, tin nhắn thông báo,… Nếu thực hiện gọi và nhắn tin theo cách thủ công sẽ tốn kém rất nhiều về chi phí, thời gian lẫn nguồn lực, nhưng đôi khi lại không mang lại hiệu quả hoặc hiệu quả không ổn định vì nó phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên.
Lắp đặt tổng đài IP tính hợp các tính năng như gọi, nhắn tin tự động cho hàng nghìn số điện thoại theo yêu cầu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn khi bị quá tải trong việc liên hệ với khách hàng.
Hỗ trợ nghe – gọi, xử lý cuộc gọi từ khách hàng mọi lúc mọi nơi
Nhân viên chỉ cần cài đặt phần mềm tổng đài ảo trên máy và đăng nhập để nghe – gọi trực tiếp. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến nhân viên để trả lời điện thoại của khách hàng 24/7 giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội bán hàng nào.
Với tổng đài truyền thống, số lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi tới cùng lúc sẽ không bị giới hạn do được mở rộng số máy nhánh. Thậm chí nhân viên có thể gọi cho nhiều khách hàng trong cùng một số hotline.
Đăng ký tổng đài ảo nâng cao hiệu quả hoạt động
Cách thức chăm sóc khách hàng truyền thống, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Thông qua hệ thống tổng đài ảo doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý cuộc gọi bằng cách giám sát được thời gian thực, đo lường kiểm soát chất lượng cuộc gọi, chấm điểm cuộc gọi hay phiên chat của nhân viên với khách hàng. Đó là sẽ cơ sở chính xác giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Nâng cao lòng tin khách hàng
Khi đăng ký tổng đài ảo tích hợp CRM, tất cả thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng đều được hiển thị để nhân viên chăm sóc khách hàng chu đáo và tận tình hơn. Từ đó nâng cao hiệu suất các cuộc gọi giúp doanh nghiệp có được sự hài lòng cũng như tạo dựng niềm tin cho khách hàng.
Gia tăng khả năng cạnh tranh
Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng không những giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng trung thành, mà còn thu hút thêm những khách hàng mới. Ngoài việc duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định thì việc hỗ trợ khách hàng hiệu quả sẽ là nền móng vững chắc giúp phát triển doanh nghiệp.
Các bước đăng ký số tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Thị trường hiện nay có tỷ lệ cạnh tranh khốc liệt nên nếu doanh nghiệp không đầu tư vào quy trình chăm sóc và tiếp cận thì có thể bạn sẽ “đánh mất” khách hàng mục tiêu của mình.
Do đó, ngay lúc này, hãy lên kế hoạch đăng ký số tổng đài và sẵn sàng sở hữu một quy trình CSKH chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu nhất. Dưới đây là một số bước căn bản doanh nghiệp cần thực hiện:
Bước 1: Đăng ký số tổng đài ảo doanh nghiệp
- Lựa chọn những đầu số hotline hợp với doanh nghiệp (đầu số 1900, 1800, cố định, di động ưu tiên sử dụng voice brandname,…)
- Đưa các giấy tờ (bản sao) cần thiết như: Giấy phép kinh doanh, chứng minh nhân dân/căn cước công dân chủ doanh nghiệp.
- Chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc các giấy tờ, thủ tục uỷ quyền hợp pháp theo quy định.
Bước 2: Lựa chọn tổng đài sử dụng
- Doanh nghiệp chọn lựa thuê hoặc đầu tư tổng đài ảo thích hợp với nhu cầu sử dụng.
- Cung cấp các thủ tục, giấy tờ pháp nhân GPKD,…
- Lắp đặt tổng đài với đầu số hotline doanh nghiệp đã chọn trước đó.
Bước 3: Chuẩn bị các thiết bị đầu cuối
Sau khi chọn được hệ thống tổng đài ảo và đăng ký số tổng đài thành công. Để vận hành hệ thống, doanh nghiệp cần trang bị thiết bị đầu cuối, cụ thể như điện thoại IP, máy tính, phần mềm, Wifi,…
Bước 4: Cài đặt hệ thống và triển khai hoạt động
Cuối cùng, để dịch vụ tổng đài ảo được vận hành, doanh nghiệp cần lắp đặt một số bước cơ bản dưới đây:
- Địa chỉ/đơn vị thiết lập tổng đài và thiết lập các chức năng phù hợp với tổ chức sử dụng.
- Xây dựng lời chào tổng đài và các phím tắt theo yêu cầu tổ chức.
- Lắp đặt và phân luồng con số nhân viên tổng đài, telesale,…
- Soạn thảo, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng các tính năng trong hệ thống.
- Cài đặt địa chỉ triển khai và các tính năng cần và sẽ sử dụng,
- Tiến hành và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng và vận hành tối ưu.
- Chứng minh nhân danh của người làm thủ tục đăng ký số tổng đài.
- Chuẩn bị một số loại giấy tờ cần thiết khác: Giấy giới thiệu, hợp đồng, phục lục hợp đồng, cam kết sử dụng dịch vụ và một số yêu cầu khác.
Xem thêm: Chú Ý Khi Xây Dựng Sơ Đồ Quy Trình Chăm Sóc Khách Hàng
Tạm kết
Mong rằng những thông tin được trình bày trên đã giúp bạn định hình được tầm quan trọng và các bước đăng ký số tổng đài. Qua đó nhanh chóng “cải tạo” doanh nghiệp của mình ngay hôm nay từ những bước cơ bản nhất.
Nếu bạn đang băn khoăn trong việc lựa chọn nơi đăng ký tổng đài ảo thì Gcalls sẽ là lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc.
